Archivage Systèmes façons de créer une archive

FONTE ZOOM:
Dans cet article vous trouverez tous les systèmes d'archivage dans une rangée. En effet, il ya assez peu de moyens différents pour créer une archive. Avec le glossaire suivant est beaucoup plus facile de voir quelles sont les options, et de ce que certains des termes signifient réellement.

Département des archives

Une archive contenant seulement des morceaux sont d'un département particulier. Le Secrétariat a une très différentes archives que le département des finances d'une entreprise. Dans l'entreprise où je travaille bien sûr de placement sont également des archives en tout un endroit différent. Mais il se pourrait aussi que les dossiers des différents départements sont dans le même référentiel. Souvent, l'archive est divisé en plusieurs parties.

Alphabétique

Quand quelque chose est agencé selon les lettres de l'alphabet. Il suffit donc de a-b-c. Lorsque vous avez plusieurs mots qui commencent par la même lettre allez-vous regarder la deuxième lettre. Si tel est le même aussi à la troisième, et ainsi de suite.

Alphanumérique

Classé selon les lettres de l'alphabet et classé. Donc, à a-b-c, mais aussi dans 1-2-3. Par exemple a1 a2 se produit.

Archives

Ici vous collectez tous les documents du passé. Ces documents souvent utile d'avoir juste pour garder ou qui sont tenues de conserver pour vos dossiers. Dans une archive, choisissez un système d'archivage ?? ?? de sorte que vous pouvez trouver tout facilement dos.

Administrateur Archive

Un gestionnaire d'archives assure que tout finit parfaitement en place. Il veille également à ce que tout le monde archiver parfaitement derrière et que ne manque aucune pièce. Il se assure également que tout reste parfaitement déposé, de sorte qu'il demeure facile pour tout le monde.

Créer une archive

Un code de la bibliothèque est un système de combinaisons numériques et / ou lettres pour désigner les sujets et leur classement.

Classeurs

Les armoires sont les placards où vous stockez vos dossiers. Sont souvent ces armoires résistant au feu, car l'archive est très important.

Une procédure de dépôt

La façon dont les choses se convenus archivés. Cela devrait être fait par tout le monde dans la société de la même manière, de sorte que tout est facile pour tout le monde à trouver.

Coffre-fort

Aujourd'hui, il ya plus d'entreprises qui se spécialisent dans la sécurisation des archives. Ainsi sont offerts classeurs ignifuges, et des systèmes informatiques avec 24 heures de sécurité. Mais si vous avez encore l'ancienne ?? ?? méthode d'archivage, vous pouvez également embaucher quelqu'un qui a réussi l'archive. Ceux puis assurez-vous que tout reste bien rangé, et que rien n'a été volé de l'archive. Lorsque vous avez affaire à de très vieux dossiers, il est également important que vous avez gardé dans des circonstances particulières. Il doit y avoir une température et une humidité appropriée.

Périodes de conservation

Beaucoup de choses sont seulement utile pour rester immobile tandis que dans l'archive, vous pouvez donc le retrouver un certain temps. Mais il ya des documents qui doivent être conservés. Ainsi, tous les documents qui disent quelque chose sur la situation financière de la société soient conservés pendant au moins sept années. Tous les documents dans les archives qui ont quelque chose à voir avec la Loi sur la TVA doivent être conservés neuf ans. Mais il ya des documents qui doivent toujours être conservés, comme les documents de la Chambre de Commerce, les rapports annuels et les politiques.

Pour prouver

Vous économisez documents dans les archives parce que les chances sont que vous avez plus tard besoin de voir quelque chose en retour, ou de prouver quoi que ce soit. Cela signifie que vous pouvez prouver que vous avez raison. Il est également prouvé que vous devez garder requis, par exemple, les documents de l'IRS. Vous êtes tenu de conserver ces documents pendant 7 ans dans votre référentiel.

Archives centrales

Contrairement à un grand magasin ici que des documents enregistrés dans la mémoire qui ne se rapportent pas à un seul département de l'entreprise. Cette archive est ouvert à tout le monde dans l'entreprise.

Chronologique

Afin de temps. Par Exemple; les pièces les plus anciennes en arrière, puis toujours plus récente. Lorsque vous avez besoin d'un morceau très vieux, vous savez exactement où regarder autour.

Archive cylindrique

L'archive cylindrique est rien de plus que juste la poubelle. Ces documents vous avez vraiment ne ont pas besoin, et ils peuvent être jetés. Vous aurez besoin d'être vigilant. Parce que non chaque morceau peut archiver tout simplement à la poubelle normale. Dans les archives d'une entreprise contient quelque chose documents tout à fait confidentielles. Ceux-ci doivent d'abord être soigneusement détruits. Voici même les entreprises spécialisées pour.

Encoder

Quelque chose avec un code, tel qu'il est reconnaissable ou si vous pouvez le trouver facilement. Par exemple, tous les dossiers de l'administration financière vous donnent un autocollant rouge, et le salaire des dossiers dans un cadre verdoyant. Vous pouvez également tous les dossiers d'une année pour donner un code distinct. Ainsi, vous pouvez facilement et rapidement voir ce dossier dont vous avez besoin.

Numérique

Des moyens numériques; tout ce qui implique l'utilisation d'un ordinateur. Les dossiers qui ne sont pas simplement stockés dans des dossiers, mais que toutes les informations sur l'ordinateur afin que vous puissiez prendre soin de votre PC. Souvent, cela se fait par une entreprise qui se spécialise dans ce domaine. Mais aussi sur votre propre réseau, vous pouvez le faire très bien. Aujourd'hui, il ya même de plus en plus des plates-formes sur l'Internet qui offrent ces services afin que vous pouvez garder tout en ligne.

Dynamique

Le record actuel est la partie où les documents sont stockés que vous avez encore besoin de presque tous les jours. Habituellement, ces pièces sont stockées dans des fichiers où vous pouvez facilement atteindre. Ce sont donc en face dans l'archive.

Physique

Une archive physique signifie réellement l'archivage de la vieille ?? ?? manière. Non via l'ordinateur ou autre. Mais juste au fichiers, dans un placard.

Utilisateur

Lorsque l'archive est très grand, il est parfois très difficile de voir à l'extérieur. Il se pourrait bien que vous ne savez pas comment regarder quelque chose dans les archives, ou même la façon de stocker quoi que ce soit. Par exemple, il peut être, bien sûr, puis à être tous les dossiers sur une certaine chose dans un endroit différent. Il est très utile quand un utilisateur est présent. Tout le monde dans l'entreprise doit se tenir que là, donc l'archive restera clair pour tout le monde.

Hangmappen garçons

Blocage du système que vous pouvez facilement accrocher tous vos dossiers. Souvent, ce est aussi dans l'ordre alphabétique ou quelque chose donc il est bon de trouver.

Principal et sous-groupes

La plupart des archives sont constituées de différents groupes. Mais dans une grande entreprise, ce qui peut souvent être source de confusion. Est donc l'archive puis divisé en principal et sous-groupes. Souvent, vous pouvez voir dans le manuel comment utiliser exactement ces groupes, et comment trouver le meilleur à quelque chose.

Fichiers de cartes

Une carte est une sorte de système de classement. Il contient des cartes, dans une sorte de grand conteneur en plastique. Souvent, vous y trouverez des documents dans l'ordre alphabétique.

Supports magnétiques

Sous supports magnétiques sont disquettes, bâtons ?? s de CD-ROM et USB comprendre. Comme vous pouvez le voir ces supports magnétiques peuvent tous dans l'ordinateur. Mais aucun de ces supports d'information est déjà dans l'ordinateur inclus.

Numériquement

Numérique est quand quelque chose est classé. Comme 1-2-3. Mais il peut aussi être par année, comme avant 2007, puis 2006, etc.

Système de stockage

Il ya beaucoup de différents systèmes de stockage pour les enregistrements. Ainsi, vous pouvez bien sûr choisir de simplement déposer une ancienne archive, avec de grands placards et beaucoup de dossiers. Mais il ya maintenant beaucoup plus de moyens. Donc, l'archivage numérique est de plus en plus populaire auprès des entreprises. Vous ne avez que faire à ce sujet. Car avec ce type d'archive que vous portez tout à une autre entreprise. Vous pouvez aussi lui toute archive numérique sur un disque dur spécial. Mais souvent, vous obtenez de qu'avec un manque d'espace, et il est bientôt plus clair.

Nettoyer

De temps en temps, l'ensemble des archives peut être nettoyé. Par exemple, les documents qui ne sont plus nécessaires doivent être tenus à l'écart alors. Cependant, nous devons nettoyer l'archive à payer à des informations confidentielles. Bien sûr, cela ne doit pas seulement être jeté à la poubelle. Par conséquent, ces documents sont détruit souvent les mêmes.

Des supports d'informations optiques

Ceci, vous pouvez stocker des informations numériques. Quelques exemples de supports optiques d'information ?? s de CD, CD-ROM, DVD et disquettes ??.

Dossier

Grand dossier feuilles volantes peuvent être stockés de telle sorte que toutes les informations sont ensemble.

Archives personnelles

Une archive personnelle est souvent utilisé par les individus. Avec une archive personnelle, vous ne acceptez pas sur le classement. La chose importante est que la personne elle-même que de trouver. Ce est souvent les «propres dossiers.

Mailroom

Espace où tout le courrier arrive, puis traitées et mots triés.

Rappels

Rappels signifie littéralement, rappellent quelqu'un. Quelqu'un qui enseigne dans une archive de rappel assure que toutes les pièces effectivement prêtés reviennent en place.

Directement accessible

Quand un fichier est accessible directement, cela signifie que tout le monde peut simplement marcher et sortir. Vous ne avez pas besoin de faire un autre rendez-vous pour obtenir quelque chose des archives. Mais vous pouvez toujours obtenir quelque chose hors de l'archive.

Rolodexen

Type de moulin de la carte où vous pouvez faire vos adresses. Par exemple, dans l'ordre alphabétique. Ainsi, vous pouvez trouver tout facilement.

Catégories

Catégories dans lesquelles quelque chose peut être divisée. Dans les archives il ya souvent différentes catégories. Par exemple, les documents relatifs aux données financières, et les documents relatifs aux dossiers du personnel ont chacun une section distincte.

Semi-statique

Cette partie de l'archive sont les pièces que vous ne avez pas besoin tous les jours. Par conséquent, ils ne sont pas souvent utilisés. Il se agit notamment des documents à 10 ans.

Série

Série ultérieure d'environ le même nombre de pièces. Souvent, une archive composée de séries différentes.

Statique

Cette archive ne est presque jamais utilisé. Ces documents ne sont plus d'actualité, et sont souvent stockés quelque part dans une archive où presque jamais personne.

Prêts Carte

Quand il se est fait à partir d'une utilisation de la carte de crédit dans l'archive doit d'abord être déclarés à l'administration que vous voulez obtenir quelque chose hors de l'archive. Ensuite, ils peuvent inscrire votre nom sur un soi-disant prêts de la carte. Cette carte sera votre nom et la date du prêt. Il est aussi exactement ce morceau archives est simplement emprunté. Cette carte est alors déposée sur l'emplacement du fichier. Ainsi, vous pouvez à tous les lacunes dans les archives pour trouver un billet, et vous savez exactement est un record qui salarié.

Prêt inscrire

Prêter registre est un registre qui permet de suivre exactement qui a emprunté ce document. Donc, vous savez exactement où chaque pièce se trouve.
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