L'information de gestion de l'OAT - processus d'achat

FONTE ZOOM:
La fonction d'achat est une fonction importante dans l'information de gestion. Ce est un article avec tous les tenants et les aboutissants du processus d'achat. Un article avec toutes les informations que l'auditeur a besoin d'environ achats!

Achat

La fonction d'achat comprend:
  1. La formulation de la passation des marchés; approvisionnement stratégique
  2. Se orienter aux opportunités et aux développements dans les marchés et les produits offerts; achat tactique
  3. L'acquisition de biens et services pour le fonctionnement d'une organisation; marchés opérationnels

Les étapes sont séquentielles et ont également un cycle. Politiques et mise en œuvre doivent être évalués chaque année et il ya aussi une évaluation des fournisseurs inclus; cela peut conduire au choix de nouveaux fournisseurs.

La fonction d'achat est une fonction prédisposant la personne qui remplit la position, la société se connecte avec des tiers.

La fonction peut être réalisée par:
  • Le directeur ou un dirigeant
  • Le responsable des achats, éventuellement avec plusieurs acheteurs qui ont la compétence
  • Un chef de service qui habilitée à faire certains achats

La fonction d'achat consiste à placer régulièrement des ordres d'achat, la concurrence intense peut dépendre beaucoup de ce prix sont stipulés. Lorsque l'internationalisation est important de tenir le coût et le risque compte accessoire de ??. L'assurance de la qualité est un aspect important de la fonction d'achat.

Le pouvoir d'achat est défini dans la description de poste de l'acheteur ou le chef de service, l'instruction peut être une démarcation par exemple:
  • Quels biens ou services peuvent être achetés
  • Qui donne initiative pour faire du shopping
  • Limites financières
  • Respecter les lignes directrices et procédures

Lorsque la production peut avoir lieu dans la consultation sur l'achat de biens, en raison de spécifications techniques qui ne sont pas toujours présents dans la Direction des Achats.

L'achat doit avoir un système de documentation qui stocke les données doivent être enregistrées:
  • Nom, adresse fournisseur
  • Les articles à livrer,
  • Livraison et conditions de paiement
  • Expérience avec le fournisseur
  • Le fichier des fournisseurs

Le processus d'achat

Relations de processus sont notamment en matière de:
  • processus de vente; l'alignement du plan de passation des marchés avec le plan de vente
  • Production; Achat de non-disponible pièces et ppm
  • Processus d'entrepôt; où la réception, l'inspection, le stockage et la distribution des biens est
  • Processus de gestion financière; achats plomb aux actifs et passifs
  • processus de GRH; pour le personnel, la gestion du personnel et les soins du personnel

Analyse de processus, cela implique la création de:
  1. activités de processus ayant des besoins d'information connexes
  2. l'information a besoin pour remplir la fonction de planification et de contrôle
  3. fournir de l'information au profit de processus connexes

Analyse des procédés

Activités
Besoins d'information opérationnels

Ordre
1. Pulse ou de l'initiative d'acheter
  • Recevoir les demandes d'ordre intérieur
  • Vérification de la compétence requérant + espace budgétaire

2. Demande de devis
  • Faire le choix d'inviter les fournisseurs
  • Projet, envoyer et enregistrer d'offres
  • fermeture de surveillance
  • Évaluation des soumissions reçues et font le choix

3. Commande
  • Supplément réquisitions de données des fournisseurs
  • Projet, envoyer des ordres d'achat et de magasins
  • Suivi réception en temps opportun des marchandises

Entrée de marchandises
4. Entrée de marchandises
  • Vérification de l'exactitude de livraison
  • Entretien messages reçus

5. retours
  • Pour contacter le service des achats imprécision
  • Exécution des biens de retour

Traitement des factures
6. projet de loi de réception
  • Créer facture d'achat de la réception
  • La vérification des factures de précision

7. facture d'inscription
  • Capture de factures approuvées

8. Validation
  • Fabrication des ordres de paiement aux dates d'échéance
  • Signer des ordres de paiement par avocat
  • Enregistrement faites factures payables

Ad. 1. Pulse ou de l'initiative d'acheter
Impulse peut provenir:
  • Le système automatisé; système de contrôle d'inventaire
  • Bureau chef d'exploitation Fabrication / Head; pour les commandes spécifiques
  • Chefs de division; fournitures pour l'accomplissement de la fonction
  • L'acheteur se

La forme de l'impulsion peut être:
  • Les articles en stock; Les articles qui ont atteint le niveau de l'ordre
  • Matériaux, matières premières, etc.; bons de commande internes via système automatisé
  • Autres articles; tête de aanvraagbon du département concerné

Le département des achats besoin d'un tableau d'autorisation; le présent document peuvent consulter des achats ou le fonctionnaire est autorisé à faire les courses. Les noms de table doivent être des officiers, la catégorie dans laquelle ils sont autorisés à acheter et les initiales. Le tableau doit être à jour et signé par la direction.

Ad. 2. Demande de devis
Lorsque des contrats d'achat avec les fournisseurs sont connus, si aucune contrats demandent les prix fermes.

Le traitement est le suivant:
  • Grâce à nos fournisseurs de documentation des fournisseurs être triés
  • Offerteaanvraag données d'acheter des biens, les prix et les conditions de paiement, délai à l'offre de main
  • Données est inséré dans le fichier d'appel d'offres, les données enregistrées sont stockées
  • Offres reçues non ouvert sur le Secrétariat exécutif conservées jusqu'à la fermeture
  • Après la fermeture des soumissions sera ouverte par le chef des achats. Est décidé sur la base des conditions, l'ordre d'achat sera placé avec le fournisseur. Listing dans devis déposer la décision et sa motivation

Ad. 3. Commande
Commande Les commandes sont créés et envoyés sur l'organisation tête au fournisseur. Les bons de commande doivent être numérotées consécutivement, daté, signé par l'ordonnateur et, si possible, reporter à la cotation.

L'original et une copie à l'ordre d'achat au fournisseur, le fournisseur signe la copie et le retourner ou le fixer à la facture à envoyer.

Afin d'être informé:
  • La porte; donc il sait quel fournisseur qui jour livrer des marchandises
  • L'entrepôt; donc il sait quels produits et quelles quantités ils peuvent se attendre
  • Le demandeur en question; si elle le souhaite

Les contrats d'achat impliquent généralement d'importants envois de fournitures, ou par le type d'élément ou un lot est acheté. Les contrats d'achat peuvent être divisés en:
  • Appelez contrats; accord montant fixe, la qualité fixe, prix fixe et être prises dans un certain délai
  • Les contrats d'achat; acheteur se engage à acheter les quantités offertes par le fournisseur à un prix fixe ou variable par unité de qualité
  • Contrats de récolte; future récolte correspondant à un prix prédéterminé sera réduite, la quantité et la qualité incertitude
  • Les contrats-cadres; conclure des accords avec des fournisseurs potentiels sur les conditions dans lesquels les marchandises ou les services sont échangés, aucun engagement

Les contrats sont enregistrées sur des formulaires de contrats numérotés et signés par l'agent autorisé. Les contrats sont conservés par l'exemple. L'achat de tête. Les données enregistrées sont les suivantes:
  • Contrat; numéro, la date, la durée
  • Articles; code, la description, la quantité, le prix de l'entrepôt, prix du contrat

Contrats de récolte: acheteur devra faire une estimation de la récolte, à la fois la quantité et la qualité. Ces estimations devraient être précisées dans un fichier de contrat après pour voir quelles irrégularités ont eu lieu. En général pendant la croissance fait une nouvelle estimation qui est également inclus dans le fichier.
Les écarts de contrats de récolte envisagé d'acheter les résultats.

Ad. 4. Entrée de marchandises
Les fonctionnaires de la Direction des Achats devront se assurer que les bons de commande sont correctement par les fournisseurs. Pour cela aura pour les vérifier
  • Ou les marchandises soient reçus à temps
  • Ou le droit des biens, bon nombre et de la qualité souhaitée est livré

La porte peut voir à quoi se attendre envois arriveront. Donc, il peut déterminer si les marchandises livrer commandés effet. Si les marchandises ne sont pas sur la liste, il prendra contact avec le service des achats. Le portier vérifie le colley de numéro avec ce qui est indiqué sur le bordereau. Est-il approuvé une première reconnaissance va d'achat.

Le responsable de l'entrepôt est informé par jour / semaine vue quels articles il peut pénétrer à l'intérieur. Il peut planifier des tâches dans l'entrepôt. À l'arrivée, il vérifie les marchandises selon la réquisition. Un magasinier traite le message reçu dans le système. Les modifications du code de statut à être reçues en stock.

Ad. 5. retours
Si le responsable de l'entrepôt trouve une divergence entre commande et la livraison, il doit en informer la Direction des Achats à ce sujet. L'acheteur doit:
  • Revenons à ce que beaucoup ont reçu ou de qualité insuffisante
  • Fournisseur sera informé par écrit ou par téléphone sur le retour
  • Une note de crédit sera demandé
  • Signaler se il est trop peu livrés
  • Pour cela, un formulaire de déclaration est faite par le chef des achats
  • L'entrepôt porte sur les marchandises Expedition

Ad. 6/7. Réception de facture
Il est important que les factures sont reçues en un seul endroit dans l'entreprise. Habituellement, il est reçu sur l'administration financière qui capture la facture dans le registre de la facture. Vérifie d'abord si elle est légale et factuellement correctes. Afin de vérifier avec les bons de commande et un calcul correct du montant de la facture.

Sur les comptes payables le numéro du bon de commande est pressée, à laquelle la facture est vérifiée. Sont les mêmes données? On peut supposer que la facture a été produite légale.

Est introduit:
  • Le montant de la facture des marchandises; système vérifie si le fichier correspondant de commande d'achat; il ne est pas vrai? Ensuite, un message automatique sur l'écran
  • La facture facturé des frais supplémentaires
  • Montant de la facture est traitée par le programme fichier directement livre
  • Les changements de programme afin de recevoir le code d'état de fichier de biens reçus facture
  • Programme apporte des informations de facturation pour les créanciers fichier et remplir la date du paiement et le code d'état
  • Programme de la facture des marchandises compte dans le montant cumulé des comptes payables fichier de fournir et d'évaluer des informations de bonus pour la précision

Pour les règlements en devises étrangères est un risque de change. Soyez dans les créanciers fichier à la fois sur la monnaie comme indiqué en euros ?? s.

Ad. 8. Paiement des factures
Système produit une liste de factures à payer. Cette liste est les factures totales, et la limite de liquidité totale. Les modifications du code de statut payables facture. Une bande de paiement est créé et une lettre de guidage et l'instruction est fabriqué pour la banque.

Le contrat doit être signé par le signataire autorisé. Les limites sont fixées dans un tableau de compétences. L'avocat devrait-je assurer l'exactitude et l'exhaustivité de la bande de paiement. Cela peut être fait en prenant des totaux de contrôle.

Le système d'approvisionnement

Aspects de contrôle
Les mesures de contrôle visent à prendre pour obtenir une assurance concernant:
  • La compétence du demandeur ou de l'acheteur de rendre l'ordonnance
  • La compétence de l'acheteur d'utiliser le système de traitement de données
  • La précision et l'exhaustivité de la saisie des données de commande
  • L'intégrité du système de fichiers

Les contrôles de connexion qui sont faites:
  • = quantité engagements d'acquisition de comptabilité d'acquisition ordonnée
  • Quantité commandée + quantité commandée = Montant total ordonné + Montant total ordonné
  • Quantité commandée Total = quantités totales commandés dans le fichier de l'article
  • Montant total = ordonné engagements du grand livre
  • la quantité d'écriture ordonnée = acquisition en Bourse
  • engagements Déductions = compte Acquisition factures à recevoir

Les objectifs de la vérification
Déterminer la
  • Que les marchandises reçues sont pleinement justifiées
  • Que les achats sont correctement délimitées
  • Que les coûts d'approvisionnement responsables sont acceptables
  • Les coûts des intrants sont classés correctement
  • Que les créanciers sont entièrement justifiées

Evaluation de l'organisation

l'évaluation d'achat
  • Y at-il un service d'achat distincte?
  • Est la fonction d'approvisionnement avec la fonction de stockage séparé, la fonction de vente et d'administration?
  • Y at-il une séparation de fonction secondaire entre l'achat, la vérification des factures, le paiement?
  • Pouvoirs limités département des achats et consignées par écrit?
  • Périodiquement appel d'offres à d'autres fournisseurs?
  • Suivi continuer offres / bons de commande
  • Réponse à des écarts dans la qualité ou la quantité?
  • Garantir la pleine et opportunes réception notes de crédit ?? s?
  • récépissé de dépôt bonus?
  • Les contrats d'approvisionnement signés?
  • Est engagements d'achat à long terme d'une adm de position. suivis?
  • Y at-il des limites à des positions d'achat d'actions économiques et sont surveillés?
  • Sont la monnaie ?? s suffisamment couvert?

Évaluation des créanciers
  • La ségrégation entre les comptes à payer, achat, réception, paiement et rappel?
  • Des factures dès réception inscrits sur un reg factures?
  • Vérifie que toutes les factures reçues dans le cred.adm du Registre. être justifiée?
  • Fermeture périodique des comptes créditeurs du grand livre? Remarque différences?

Examen de l'administration
  • factures Tuning avec la commande et la réception des rapports et sur la grille exactitude?
  • Lignes directrices sur le règlement des différences de qualité et / ou de quantité?
  • Analyse périodique compte les différences de prix?
  • Prix ​​de transfert internes être ajustés en temps opportun aux changements de prix?
  • L'analyse régulière des factures impayées?
  • Périodiques transmission équilibre confirmations aux fournisseurs clés?
  • Acheter livre comptable distinct pour divers types?
  • Rapprochement périodique des factures, des revues d'achat et annonce à la comptabilité générale?

Évaluation des paiements
  • FS entre prédisposant compétence de la trésorerie et de garde / l'enregistrement?
  • FS entre l'achat, la réception, les comptes créditeurs et un rappel?
  • Limites écrites sont fixés et est en contrôle ici?
  • Tous les paiements effectués par procuration?
  • Contrôles avocat avec les documents de base?
  • Seuls les documents originaux seront signés? Empêcher le double paiement.
  • Est le parafenlijst mise à jour?
  • Sont les signataires autorisés connus des banquiers?

Avis chiffre fait
En revue les innovations par rapport à l'année dernière et le budget d'approvisionnement:
  • Rachats par espèce par rapport aux stocks et de l'agitation
  • Relation entre les différents types de commerces
  • Évolution des prix d'achat par rapport aux prix du marché
  • Rachats par rapport aux coûts supplémentaires
  • Actes de éléments notables facturés prix / différences de change
  • Recevoir des primes d'achat par rapport à l'achat

connexion Contrôles lieu
Déterminer que les prochaines connexions internes régulières sont faites, répétées, répartis sur la période de surveillance, en partie de l'examen de l'AO / IC:
  • Prix ​​d'achat = KVA entrée +/- = créanciers d'entrée
  • créanciers de sortie = mouvement de l'argent sortant
En utilisant le fichier de TOF:
  • KVA entrée = entrée factures impayées
  • Radiation prix encore TOF = +/- créanciers d'entrée
  • Sortie = créanciers de sortie mouvement de l'argent

Connexion aux contrats d'achat supplémentaires Vérification:
  • Contrat initial de l'État enregistrer + nouveaux contrats ?? temps plein registre des contrats = écriture du registre de contrat = appeler en nombre
  • Numéros d'appel x prix du contrat = KVA entrée Prix +/-

Contrôle détail:
La surveillance continue des créanciers. Est-ce qu'ils se rapportent à la période de contrôle?

Des contrôles spécifiques pour l'approvisionnement
  • Recevoir des primes / décotes; bonus dans le registre des contrats
  • Achats en devises étrangères; veiller au bon taux la date du bilan
  • Achat de produits naturels dans l'administration du parti
  • La fluctuation des prix d'achat; contrôle des détails reconnaissance prématurée, les prix de précision
  • Introduction en bourse officiel; touches à la date du bilan et les prix des cours de la nouvelle année
  • Intermédiaire ajustement vvp ?? s; actions et d'ajustement de réévaluation calculs kp
  • Nombre limité de fournisseurs; récupérer des confirmations de solde

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