Archivage au municipalité, l'eau, le comté et l'État

FONTE ZOOM:
L'archivage en particulier, une municipalité est très complexe, en raison de la multitude de tâches dans tous les domaines de la société. Pour stocker la correspondance du gouvernement pratique et trouvable applique maintenant la planification de zaaksgewijze utilisant le code de base Archives. Pour cela, il avait l'ordre chronologique et l'ordre des rubriques. Au cours des dernières années, il a été trouvé un simplifiées en partie due à la numérisation sous la forme d'archivage numérique.

Méthodes de planification

Dans le cours du temps, il ya les trois méthodes de planification majeurs suivants ont émergé:
  • L'ordre chronologique.
  • Voici les enregistrements sont triés par date d'enregistrement, la manipulation, l'assemblage ou de règlement. Grâce à un indice de rubrieksgewijze les enregistrements sont ensuite rendus accessibles.
  • L'ordre des sujets.
  • Les documents sont classés par sujet et rendues accessibles par le biais d'une liste alphabétique de mots-clés.
  • La planification de la zaaksgewijze.
  • Les deux méthodes de planification précédents sont basés sur l'arrangement de pièces individuelles. Le système de fichier est basé sur l'organisation de tous les documents relatifs à une affaire. Pour parvenir à une organisation plus systématique des dossiers d'un code a été développé, à savoir les Archives code de base.

Les Archives Basic Code

Cela comprend notations qui apparaissent dans une relation systématique et marchent du général au particulier. Les notations sont formés par un certain nombre et les symboles et une définition et de classification chiffres anglais sont appelés. La pointe est utilisé pour diviser les numéros de classement dans les groupes. Cela les rend plus facile à retenir et plus facile à lire. Le tiret omission est utilisé afin d'éviter la répétition inutile des numéros. Les deux premières décimales 35 peuvent être substitués par celui-ci.

La structure principale du code est le suivant:
35 Administration publique; administration
  • 07 numéro d'assistance générale pour l'administration publique et de l'administration: l'organisme
  • 08 numéro d'assistance générale pour le personnel
351 Groupe. Plaidoyer

  • 1,71 propriété. Travaux Publics. Produits. Services. Transactions. Impôts
  • 1,73 planification. Déverrouillage et l'exploitation des terres. Logement
  • 1,75 politique publique. Population
  • 1,76 morale publique
  • 1,77 de la santé publique. Environnement
  • 1,78 Sécurité publique
  • 1,79 Eau
  • 1,81 Circulation et transport
  • 1,82 questions économiques
  • 1,83 Travail
  • 1,84 Bien-être social. Les soins sociaux. L'assurance sociale
  • 1,85 éducation. Éducation. Culture. Sports et loisirs
  • 1,86 Défense nationale
  • 1,87 Justice
  • 1,88 Affaires étrangères. Relations internationales

Pour les différentes organisations gouvernementales appliquent pour 0,07 et 0,08, l'indication suivante:
  • 2 Ville
  • 2,91 Eau
  • 3 Province
  • 4 État

Des exemples de descripteurs de fichiers sont:
  • 2.07.351.11 achats fonciers; -2.07.352.11 Budget 2011 et -2.07.571.1 Association des municipalités néerlandaises
  • 2.08.171 Règlement juridiques; -2.08.48 Dotation et la formation du personnel -2.08.86
  • Taxe 1.711.11 Immobilier; -1.711.14 Permis de chien et de l'impôt -1.711.15
  • 1731212 zonage; -1.733.21 Permis de construire et -1.733.35 permis de construction résidentielle
  • 1,75 réglementation locale générale; -1.754.251 -1.754.911 Permis de terrasse et permis Collecte
  • 1761111 Permis de restauration; -1.762.2 Licences de loterie et animale -1765
  • 1.772.5 assurance-santé; -1776111 Cimetières générales et -1.777.13 environnement
  • 1.782.11 plans d'urgence; -1.783.1 Feux d'artifice de stockage et -1.784.13 lutte contre l'incendie
  • 1793 Flood; -1.795.5 Souterraines et du sol -1798 Peil
  • 1.811.111.1 routes de construction; -1.811.111.2 Routes de maintenance et aéroports -1.814.112.1 Construction
  • 1.824.22 électricité; -1.824.511.2 Marchés; -1827 Permis de chasse
  • Travailler 1.832.2; -1.833.11 Emploi et lutte contre le chômage -1.833.51
  • 1.843.14 la santé des jeunes; -1.844.221 -1.844.843 Centres pour personnes âgées et demandeurs d'asile
  • 1.851.1 enseignement primaire; Pour -1.851.2 éducation Mettez -1.857.1 et des Sports et de jeu
  • 1.861.2 Aéroports; -1.861.21 Promotion de bâtiments et -1.861.22 cantonnement des troupes
  • 1.872.1 prévention du crime; -1873. Recouvrement des amendes et -1874 Grâce Grant
  • 1882 Conseil de l'Europe; -1881 Actions de boycott; -1888 Développement

Archive numérique

Au cours des dernières années et surtout à l'ère de la numérisation est actuellement sollicitée pour simplifier davantage l'élimination des documents papier. Archivage numérique est le plus important. L'idée sous-jacente est que les pièces sont accessibles après numérisation et accessible via un ordinateur. Archivage numérique, l'archivage de documents sur l'enregistrement. Ces fichiers ne sont pas formés. Il offre un énorme gain de temps de 30 à 40%. Par exemple, ce qui laisse plus de temps pour les pièces à conserver. Dans le sud de la Hollande, la méthode déjà enlevé. Cela fonctionne environ 50% des municipalités déjà.

40-60% des pièces peut être détruit immédiatement après le traitement ou à bref préavis. Pour ces pièces est archive numérique conçu à l'origine. Ce est une période de rétention par défaut appliqué. Immédiatement après l'enregistrement, la sélection et l'ajustement sur la destruction à la place. L'enregistrement du courrier constitue l'entrée des pièces.
Archive numérique se adapte aussi très bien avec la numérisation. Ici, les deux originaux de détruire les pièces préserver éventuellement être ajustés numériquement. Même une formation intensive et de longue haleine pour le dépôt des documents ne est pas nécessaire de préserver. Ce est en raison de l'accessibilité numérique et consultabilité les morceaux. L'étape suivante peut alors être le remplacement de pièces. Ici obtenir les documents numérisés après la destruction des originaux, le statut des documents dans les archives publiques Loi 1995.
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