Avec ce système de dépôt vous gardez tout simplement pour

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Tenez compte de l'avis de la classe moyenne américaine Pape Michael E. Gerber. Organisez votre propriété comme si ce était le parent d'une chaîne avec 5000 magasins. Cela comprend en particulier un système de stockage parfaite. L'important est alors seulement que tous les employés adhèrent au système de dépôt uniforme. Vous avez un bon système de classement:
  1. Vous économisez de l'argent parce que vous gardez seulement ce dont vous avez besoin en raison des exigences juridiques ou nécessité.
  2. Vous créez l'espace dans les armoires existantes.
  3. Ils signalent les visiteurs et les employés que vous exécutez une entreprise bien organisée. Cela renforce la confiance en vos compétences en tant que chefs d'entreprise.
Le système de stockage parfaite - Ce que vous devez souvent doit être tangible
Trier vos fichiers dans trois catégories:
  1. Accès fréquent: Ces documents garder un bloc de fichier ou une pendaison déposer directement sur le lieu de travail.
  2. Un accès occasionnel ces dossiers viennent dans les placards dans les chambres secondaires, tels que le hall, la salle de serveur ou salle de réunion.
  3. Accès Rare: Ces fichiers sont conservés en lieu sûr sur le magasin ou dans le sous-sol.

Définir un lieu et durée de conservation établi
Demande, l'offre, la mise en œuvre, de la comptabilité - un projet passe par de nombreuses étapes. Donc, vous ne manquez pas de délais et d'éviter le dépôt multiple, vous devez spécifier un système par lequel stocker tous les employés de votre entreprise à vos fichiers.

Un exemple offre vient à la fin de la période d'offre à la pièce suivante. Le client accepte, il sera déposé en même temps l'ordre et demeure un projet en cours au travail.

Si le client ne fournit pas, vous le détruisez après un mois, créant ainsi de la place dans votre nouveau bac suivant ambiante.

Système de stockage Colorful - couleurs montrent la voie
Stockage il est plus facile si vous sélectionnez un code de couleur, par exemple, chemise verte pour les fichiers dans le lieu de travail, bleu pour Dépendances, noir pour l'archive.

Pour ce fichier certains documents qui sont soumis à des périodes de rétention statutaires, vous devez fournir la même chose avec l'indication du moment où les éléments peuvent être éliminés.

Tomber dans cette catégorie, par exemple, Les relevés bancaires et des bilans. Veiller à ce que tous les employés et les ministères utilisent le même système de stockage.
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