Ce que vous devez savoir sur les périodes de conservation dans les ressources humaines

FONTE ZOOM:
En tant qu'employeur, vous devez effectuer les dossiers du personnel de vos employés, et les registres comptables de dépôt pour les salaires, correspondance avec le magasin de la compagnie d'assurance, etc. L'un ou l'autre document que vous ne aurez plus besoin de se sécuriser. Juste l'année, vous aurez alors peut-être demander si vous ne pouvez pas jeter le nécessaire pour la "paperasserie".

Cependant, il ya beaucoup juste au personnel des périodes de conservation à laquelle vous devez garder que les employeurs préfèrent.

Les périodes de conservation dans les ressources humaines
Mais quels documents peuvent vraiment rapidement loin et ce que vous devez garder à l'RH pour combien de temps? Pour répondre à cette question que vous devez savoir essentiellement les deux dispositions législatives suivantes:

  • § 257 HGB; "Conservation des dossiers", "période de rétention"
  • § 140 AO; «règlements administratifs pour le stockage de documents"
Trier ces règles, tant période de rétention de 6 et 10 ans pour. Voici quelques exemples de différentes périodes de conservation:
6 ans 10 ans
  • Les demandes d'allocation de l'épargne salariale
  • Les factures de vente
  • calculs de contribution de sécurité sociale
  • frais de représentation et de déplacement reçus
  • comptes de salaire et des listes
  • Litiges avec documents
  • Les frais de voyage
  • Contrats
  • Certificats-cadeaux promotionnels
  • Les instructions de paiement
  • Les états financiers
  • Preuve de postes non soldés dans les comptes et crédits
  • Rapports annuels
  • Compte de résultat
  • Balance des paiements
  • listes d'inventaire
  • Livres et crayons trésorerie, la comptabilité analytique
  • Description pour les programmes de comptabilité
  • Les déclarations de revenus
  • Réception et de sortie des livres

Les périodes de conservation expire à la fin de l'année
Période début est toujours la fin de l'année civile au cours de laquelle vous avez fait la dernière modification.


Maintenant, vous pouvez les conséquences pour vos dossiers personnels tirés: Éliminer exemple, après le 31 Décembre 2006, les frais de voyage de vos employés de 2000. Les comptes des déclarations de revenu de la même année, vous devez, cependant, rester immobile jusqu'au 31 Décembre de 2010.
Pour les autres documents personnels tels que

  • Les formulaires de demande,
  • Évaluations,
  • Luxation de l'écriture ou
  • Les descriptions de poste

il n'y a pas des périodes de rétention statutaires.


Conseil pratique
Théoriquement, vous pouvez utiliser les documents d'état-major qui ne sont pas soumis à des périodes de rétention statutaires, peu de temps après la fin de la relation de travail donne dans la déchiqueteuse.
Nous vous encourageons toutefois à attendre à l'élimination de ces documents jusqu'à ce que toutes les demandes sont forclos. Ce est trois ans dans une règle. Et parce que § 15 par. 4 AGG Vous devez conserver les documents de demandes rejetées au moins trois mois d'application

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