Construction d'une lettre - si une lettre d'affaires est écrit

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Lettres d'affaires sont toujours nécessaires, indépendamment de savoir si vous voulez soumettre une plainte à une société qui veut écrire une autorité ou conçoit une lettre d'introduction envoyée par la poste pour une application. Employé d'écrire dans des endroits qui sont habitués à avoir la correspondance avec les partenaires, disposer les lettres d'une manière professionnelle. Ainsi, si vous ne faites pas un imbécile, vous devez suivre certaines conventions. Mais comment il regarde, la structure parfaite d'une lettre?

Peu importe la raison, les lettres doivent avoir une certaine structure pour être pleinement apprécié par le destinataire. Premièrement, il existe dans les normes mondiales de l'entreprise devant être respectées, en particulier, ce est la norme DIN 5008, après avoir à dépendre de la correspondance d'affaires, ainsi que DIN 676, normalise ce contenu du champ d'adresse, d'autre part, il ya des formulations sur le à surveiller comme l'auteur d'une lettre dans la structure. Pour devenir la cause est juste, est omis dans ce manuel en grande partie sur des informations millimètres de distance exacte. Si vous voulez ces détails peuvent obtenir directement à partir de la norme DIN 5008 et DIN 676. Les deux normes DIN ici ne sont que des lignes directrices et non une contrainte dans la construction d'une lettre.

Structure selon la norme DIN 5008

  • La valeur définie par les marges de traitement de texte, vous pouvez conserver la structure d'une lettre, ils sont déjà conçus DIN conforme.
  • Dans les quatre premières lignes de votre lettre est un espace pour l'expéditeur - ici vous pouvez accueillir individuellement vos informations d'expéditeur et un logo possible.
  • Comme de 40 millimètres, le champ d'adresse commence environ à apparaître dans la structure de la lettre de l'expéditeur à nouveau dans une rangée de sorte qu'il peut encore être vu dans la fenêtre de l'enveloppe, et dirigé la date de création de la lettre à la droite.
  • Le champ d'adresse est constituée de la construction de la lettre neuf rangées, les trois premiers sont réservés à des additifs tels que Livraison spéciale ou par courrier recommandé. De la quatrième ligne du récepteur commence, dans lequel, entre la route et le lieu pas plus ligne vierge est inséré.
  • Après quatre autres lignes vides, la ligne d'objet de la lettre peut être inséré. Important ici: Vous écrivez que ni le mot "Subject:" l'abréviation «Btr:." Avant de la ligne. Essayez de ne pas penser à forcé une ligne d'objet, il ne est que facultative.
  • Le salut se fait dans la construction de la lettre après l'autre deux lignes vides et se termine par une virgule.
  • Après la salutation suivie par une autre ligne vide, puis le texte même.
  • Déposé par une autre ligne blanche suit la salutation, qui d'ailleurs ne ont toujours pas lire uniquement "Sincèrement," "Salutations" est tout aussi légitime.
  • Laissez quelques lignes pour votre signature gratuit - de trois à cinq lignes, vous savez vous-même, combien d'espace ne votre signature pour terminer.
  • Bien qu'il ne existe aucune disposition conformément à la norme DIN, cependant, il est utile d'effectuer à nouveau votre prénom et votre nom en texte clair pour ces lignes.
  • Si vous attachez l'équipement à la lettre, vous devriez le faire après l'autre ligne blanche à la rubrique «investissement» ou «systèmes» clairement.

Contenu et libellé dans la lettre

  • Une des erreurs les plus courantes dans la construction d'une lettre peut être vu dans la première phrase: Une introduction avec "présentes". Cette formulation est totalement obsolète et ne doit pas être utilisé, car le destinataire maintient votre lettre à la main - si ce ne est la lettre, qu'ainsi il autrement avec vos préoccupations?
  • Pour les dates Bien que vous pouvez utiliser ne importe quel format dans la construction d'une lettre, mais le meilleur vient au mois annoncés. Ne oubliez pas de l'année, donc ce est trois ans plus tard bien celui que vous voulez dire.
  • Ne utilisez pas d'abréviations.
  • Évitez les mots doubles telles que «... les coûts engagés par notre main sur ...", vous écrivez à la place: "... je porte le coût ..."
  • Profitez de la construction d'une lettre actif au lieu de passif. Mauvais: "Les éléments manquants seront envoyés à vous aussi rapidement que possible.» À droite: "Vous obtenez les produits manquants dans un proche avenir."
  • Utilisez le style «vous». Au lieu de: «Nous allons vous envoyer ...", cher, "vous obtenez ..."
  • Évitez les phrases complexes dans la lettre, que ceux-ci sont placés.
  • Évitez allusions personnelles, même si vous connaissez bien votre interlocuteur, peut-être ces vacances de qualité ou de la correspondance doivent être mis à la disposition collègues.
  • Restez dans la lettre toujours poli, mais objectivement, et ne pas écrire dans la brousse. Une lettre doit être informatif.
  • Ne utilisez pas les derniers mots tels que: "... et je reste ..." ou "... Je vois avec impatience pour votre réponse et les salutations ...".
  • Demandez la création d'une lettre pas poli, parce que la demande elle-même est assez poli.

Si vous suivez ces instructions, vous devriez obtenir votre correspondance étroite avec un tas de la lettre d'affaires idéal.

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