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Malgré toutes les techniques modernes de communication tels que WhatsApp et AIM sera toujours plus la correspondance d'affaires par e-mail à la place. La quantité de courriels qui traitera l'employé de bureau moyen, a évolué au fil des années, mais toujours augmenté. En lisant et répondre à toutes ces messages prend beaucoup de temps. La question est de savoir si ce est toujours la meilleure utilisation des heures de travail. Dans de nombreuses entreprises, donc une attention des moyens plus efficaces de communiquer par courriel. Voici quelques lignes directrices pour éviter le trafic de messages électroniques inutiles et inefficaces.

Demandez-vous si email est le milieu droit

Réaliser d'abord que email ne est pas toujours des moyens les plus efficaces pour atteindre votre objectif. Si vous utilisez une courte question rapide ai un collègue, vous pouvez très bien être un programme de messagerie instantanée pour échanger quelques phrases ici. Vous obtenez la réponse de manière sans doute plus vite que le courrier électronique. En outre, tous les messages sont adaptés pour communiquer par e-mail. Certaines informations peuvent être sensibles et ne vous pourrait préférer ne pas saisir sur papier. Même si vous pensez que le destinataire de votre courriel est susceptible d'avoir de la difficulté avec le contenu, il est préférable de téléphoner ou prendre rendez-vous pour une entrevue. Cela évite que le courriel est mal compris et les malentendus.

Gardez le nombre de bénéficiaires aussi faible que possible

Si vous avez décidé d'envoyer un email, il est logique de lui adresser la parole uniquement aux personnes qui ont un intérêt direct dans le contenu. Surtout quand les courriels sont envoyés à plusieurs reprises, ce est malheureusement souvent mal. La chaîne d'email est de plus en plus et venez à un groupe toujours croissant de collègues ?? s droite, alors que personne ne sait qui est le mieux placé pour répondre à la teneur.

Par conséquent penser à tout courriel que vous voulez envoyer un bon sujet de qui vous êtes ?? Sur ?? - appels sur le terrain. Cela dépend de l'objet de votre email. Si vous demandez une action, l'e-mail adressant à seulement ?? s collègue qui devrait effectuer l'action. Si votre email est destiné à transmettre de l'information, se il vous plaît envoyez-les seulement aux personnes qui ont un rôle de gestion dans le processus ou d'un projet où l'information est sur. Parfois il est utile de faire savoir aux autres que vous avez envoyé l'e-mail, sans que ces personnes ont un intérêt dans le contenu. Mettre ces personnes dans la ligne de cc, il est clair que vous ne avez aucune réponse attendue d'eux.

Remplissez la ligne d'objet dans

Ne laissez jamais la ligne du sujet en blanc, mais, en quelques mots clés pour lesquels le courriel est sur. Lancer le sujet avec une brève indication de l'objet de votre e-mail, par exemple ?? FYI: .. ?? ou ?? Action requise: .. ??. La partie qui reçoit alors voir immédiatement ce que l'intention et peut évaluer si l'e-mail ouvert rapidement et peut être manipulé ou ont même simplement d'attendre un autre jour. Lorsque vous répondez à un e-mail de quelqu'un d'autre, vous ne pouvez pas changer le sujet mieux. Cela permet au récepteur à un coup d'oeil à réaliser que ce est une réponse. En outre, il est alors possible de trier tous les emails avec le même sujet et ainsi garder un oeil.

Indiquer les délais

Si vous attendez une réponse à votre email, se il vous plaît inclure une date limite claire dans le message, surtout si vous souhaitez recevoir réponse à court terme. De nombreux programmes de messagerie ?? s ont la capacité de destinataires d'envoyer un rappel pour se assurer qu'ils ne oublient pas la date limite. Cela peut être utile si la date limite au-delà de ce qui est dans l'avenir, mais soyez prudent avec ce parce que vos collègues ?? s peuvent interpréter comme essayer de gérer leur calendrier. Si vous avez une question ou une demande urgente, il est bon aussi de mettre dans la ligne d'objet: URGENT ?? ?? Demande d'approbation: .. ??. Ne le faites que si la situation l'exige vraiment pour, sinon il va rapidement perdre z ?? n effet.

Créez le message ne est pas trop long

Essayez d'écrire un e-mail le plus court et concis que possible. La plupart des gens ont besoin au bureau de nombreux courriels gérer une journée, afin que personne ne est en attente sur de longs textes. En outre, e-mails longs sont moins clairement et rapidement. Pour faire votre message aussi bien que possible, vous pouvez utiliser des balles ou de se démarquer des sujets importants par un format de texte différent. Il est impossible d'écrire votre message dans la moitié d'une page A4? Envoyer un résumé et joignez un fichier contenant tous les détails sur la tournée. Sachez que tout le monde ne lire ceci et que la présentation est probablement une meilleure façon de transmettre des informations supplémentaires.
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