Faites le point - protocoles d'entrevue structurée correctement

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Pour tenir une réunion ensemble ne est pas toujours facile. Une grande partie de ce qui est discuté ne doit pas cotée en force, car cela ne affectera pas futur processus de travail. Il est important d'énumérer les résultats pour tout le monde est clair et compréhensible. Une matrice peut vous aider à ne pas oublier. Faites le point - protocoles d'entrevue structurée correctement

Les origines - Explication des termes

Le mot lui-même immergé dans la langue allemande depuis le 16ème siècle et est dérivé du mot latin médiéval "de protocollum". Le nom latin, à son tour, se appuie sur le milieu grec mot «protokóllon", qui indique plus ou moins sur les listes officielles de papyrus utilisés dans ce Zeitära et grossier "prédimensionnées page" moyens.

Le protokóllon a été collée à la face de la feuille de papyrus de données bibliographiques, ce qui correspond à peu près dans le dossier de fichier actuel. Dans la suite du temps, le terme a ensuite été utilisé pour tous les enregistrements chronologiques possibles.

Quels sont les types de protocole sont disponibles et quels sont-ils?

Un journal enregistre la date de la commande et la personne responsable de l'opération. Selon les besoins, ils peuvent être distingués en fonction de différents critères:

Après le temps de préparation

  • Protocole Advance - régule une opération qui est à l'avenir.
  • Maintenant la connexion - noter les évènements en cours d'exécution ou sujets de discussion
  • Mémoire minutes - démission suite des événements ou appelez le contenu de la mémoire

Par contenu

  • Compte rendu - un enregistrement exact mot-à-mot de ce qui a été dit.
  • Histoire journal - un résumé concis et objectif écrite dans le présent; EVT. orale contributions sont présentées dans le discours indirect.
  • Résultats connecter - ici que le contenu et les décisions de la réunion seront enregistrées; la documentation des contributions orales est. Ce protocole est caractérisé en ce que le Beschlossene peut être dérivé.
  • document de décision - semblable à une liste de choses à faire, sont documentés dans les seules procédures convenues; En contraste avec les résultats journal ne peut prendre une dérivation des décisions.

Par type de démission

  • Procès-verbal - manuscrite ou la sténographie
  • L'enregistrement de la musique enregistrée
  • Enregistrement audio-vidéo
  • Logging - arrêt automatique des opérations dans un fichier

Quel type de protocole choisi comme secrétaire, dépend du type d'appel et le but de son contenu. Le but d'un protocole, il est toujours d'être en mesure de reconstituer les processus afin de permettre une meilleure planification pour éviter les erreurs et les déchets de temps finalement.

Les exigences pour un protocole

Un journal des exigences élevées sont faits, surtout quand il doit être une preuve concluante. Sur les points suivants doivent être pris en compte lors donc. Un protocole doit

  • être précis
  • être complètement
  • processus et événements traçables documentées
  • être authentique
  • Avoir validité.

Si l'un des O.A. Critères de ne pas appliquer le protocole est contenu invalidé.

La structure du compte rendu de l'entrevue

Dans la plupart des sociétés, l'enregistrement des résultats sont produits. Pour garder une trace, il est recommandé que vous créez un modèle pour le protocole de conversation. Cela facilite l'enregistrement proprement dit, mais aide également le même temps ne pas perdre le fil. Le cadre ci-dessous pour vous aider dans la création de modèles:

Bloc 1:

  1. tête de protocole - dans ce protocole, comme «protocole pour la réunion hebdomadaire de l'équipe"
  2. Date et heure actuelles
  3. Thème et le but de la réunion ou / la réunion

Bloc 2:

  1. Présent
  2. Absent
  3. CC / copies pour information
  4. Projet, président de la réunion
  5. Secrétaire

Bloc 3:

  1. Suppression de projets achevés
  2. Questions en suspens depuis le dernier journal
  3. Détermination des objectifs atteint

Bloc 4:

  1. Ordre du jour - énumérez les divers points de réunion, des sujets, des articles de discussion sur
  2. Sous-catégories - sur les points qui précèdent respectifs alors mis en place un sous-marin qui peut être comme suit
  • Section / Département
  • Status Quo / Statut actuel du projet
  • Objectif
  • Plan d'action
  • Responsable
  • Co-relations
  • Calendrier

Le contenu du procès-verbal de l'entretien

  1. Contenu, le protocole doit être absolument établie objectivement. Le propre personne ou I-forme ne est pas pertinent lors de la rédaction d'un rapport. En outre, des notes personnelles ou interprétations ne ont pas lieu dans un rien de journal. Concentrez-vous sur la présentation objective des faits, car il est important de se rappeler, en cas de doute, un protocole peut se appliquer à titre de preuve.

  2. Refrain prendre vers le bas mot pour mot et d'utiliser plutôt des mots-clés ou abréviations. Notez, cependant, que vous pouvez faire vos propres dossiers comprennent aussi et le lire plus tard.

  3. Concentrer à la fois dans la dérivation et dans les décisions des états de base thématiques pertinents et notez que cela. Une dérivation est important, mais il ne doit pas être trop détaillée.

  4. Laissez suffisamment d'espace pour que les ajouts ou corrections ultérieures peuvent encore être apportées aux sujets discutés précédemment.

  5. Les questions ouvertes ne peuvent pas être traitées par l'un des participants doivent être énumérés et sont complétées par la personne en charge sans nom. Cette personne sera également simultanément dans le distributeur CC / réplique avec.

  6. Si aucune décision ne est prise ou si les décisions devrait poser plus de problèmes, alors vous documenter cela dans un bloc séparé.

  7. Dans le bloc 3, vous pouvez ouvrir tous les points ou suspendue de la dernière liste de protocole. Projets ont également terminé qui ne sont plus Sujet du débat actuel sont listés ici et peut être déclarée par nom fait. Ceux-ci devraient être citées en premier être. Si tout est vérifié, alors vous pouvez contribuer à la réelle Agenda venir.

  8. Appelez à tout point de rencontre ou de la responsable Personnes, de sorte que, à toutes les questions en tout temps Contact est disponible.

  9. Pour chaque résolution, une action à exécuter et / ou Objectif a pour conséquence doit être un laps de temps, un délai ou au moins un jalon sont répertoriés avec.
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