Gestion des ressources humaines: Comment faire pour effectuer le personnel électroniques fichier avec succès

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Grâce à la technologie moderne avec une certaine manière plus facile de la main, de nombreuses entreprises ont numérisé la gestion de temps les dossiers du personnel. Ainsi, pour rapidement apporter des modifications ou même automatiser certains travaux. Si l'ère du numérique est de garder dans la collection de bureau personnel dans votre entreprise, alors vous devriez considérer les conseils suivants.

Gestion des ressources humaines: Comment faire pour effectuer le personnel électroniques fichier avec succès

1. Confidentialité: Une vérification préliminaire est nécessaire Chaque dossier personnel contient une variété de données personnelles. Pensez, par exemple, que sur l'identification, l'évaluation ou des données de contenu Si ces données sont prises à partir du fichier de papier en un fichier numérique, la question se pose de savoir si le délégué à la protection des données doit effectuer une inspection préalable. La réponse: Fondamentalement oui! Selon § Loi 4d Abs.5 fédérale de protection des données d'évaluation de la loi de protection des données est nécessaire avant l'introduction, se il existe des risques spécifiques pour les droits et libertés des personnes concernées. La loi exige que le délégué à la protection des données pour examen lorsque le personnel Fichier numérique des catégories particulières de données à caractère personnel conformément au § 3 par. 9 BDSG contient, comme Les données de santé. Ils peuvent être trouvés dans presque tous les fichiers personnels.
Note: Une inspection préliminaire puis ne doit pas être réalisée si l'introduction de dossier personnel numérique a été réglementée dans un accord d'exploitation. Cet accord pourra remplacer le consentement de l'employé d'exploitation. Cela découle de la jurisprudence de la Cour fédérale du travail de cas.
2. Laisser développer un concept d'autorisation Il est particulièrement important que l'accès aux dossiers du personnel est contrôlée avec précision. Si développé et définir les autorisations, par exemple, par le Département du personnel en collaboration avec le service informatique. Mais un employé du Département A, B, C doit être dans la ligne d'accès de service ou un aperçu de l'information contenue X, Y, Z ont? Si ce ne est pas le cas, l'autorisation doit être limitée en conséquence.
3. Ajustez les évaluations et les utilisations Un autre aspect important de l'introduction du dossier électronique personnelle est que regard des autorisations et de l'évaluation et de possibles utilisations sont définies. Pour la gestion, il peut raisonnablement être intéressant de voir comment est la structure d'âge de la société. Cependant, de telles évaluations pour les dirigeants devraient être hors limites si elles ne ont pas à se inquiéter de la formation du personnel dans leur région. Enfin, il est aussi l'âge d'un élément de données personnelles.
4. l'espace occupé Si vous voulez passer de papier record fichier numérique, puis en particulier, les employés à long terme d'un intérêt particulier: Les données plus vous en avez, plus d'espace disque doit être disponible. Vous devriez déjà penser à l'avenir. Dossiers personnels numériques doivent être sauvegardés régulièrement et construites de façon durable. En outre, votre entreprise peut avoir besoin d'un personnel avec une formation spéciale qui peut organiser les données et les mécanismes de sauvegarde.
5. Examiner la nécessité pour certains contenus Le contenu des dossiers du personnel sont vieillit. Par conséquent, il devrait être accordée à l'acquisition des anciens fichiers vers le nouveau système, par exemple, si un rapport d'accident à partir des années 60 du siècle dernier doit être transféré. En général, cela aura dans l'intervalle perdu sa raison d'être. Avec un tel examen, vous pouvez atteindre plusieurs objectifs: offrir plus d'intimité parce que vous conformément au § 35 BDSG obligation de se conformer à la suppression. D'autre part vous vous souciez de diminuée des coûts de stockage et les fournisseurs de services externes éventuellement qui ont besoin de numériser le contenu du document.
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