Gestion du temps: travail efficace au sein du Secrétariat

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Un outil important pour un secrétaire de carrière réussie et assistant a un travail efficace. Ce est une condition préalable à distinguer l'important de l'importance de diviser votre temps à bon escient. Si vous voulez améliorer votre gestion du temps, vous devriez structurer vos activités.

Gestion du temps: travail efficace au sein du Secrétariat

Contactez vos objectifs écrits pour la journée. Asseyez-vous des objectifs hebdomadaires écrites.

Élaborer un plan de travail et de l'activité pour les projets de grande envergure. Exemple:

  1. l'activité de Groupe / Titre
  2. À partir de
  3. dû sur
  4. Priorité
  5. à accomplir avec
  6. état actuel
  7. Notes et références aux documents / fichiers qui sont associés à la tâche
  8. fini

Identifiez-vous Zeitfresser.Setzen un délai pour vos appels téléphoniques Effectuer ein.Wechseln un heure tranquille du Raum.Bündeln-vous généralement toutes les tâches de routine telles que le traitement du courrier Personnaliser des listes de contrôle pour toutes les tâches récurrentes.

Exemples: les arrangements de voyage, fête de Noël, juste, réunion internationale, etc., les réservations de voyages, correspondance à la clientèle. Les tâches que vous pouvez faire face sans trop de réflexion résument autant que possible et de travailler dans une seule pièce.

Si votre secrétaire peut garder le meilleur ne sera pas facile, tirez à un endroit où personne ne se accouplent et pas de téléphone, vous pourrez atteindre une telle. Comme dans une salle de conférence vide. Pendant ce temps, vous ne répondez pas au téléphone et fermez la porte du bureau. Parlez-en à un collègue ou le téléphone quand il est préférable de passer votre téléphone.

Expliquez collègues et collaborateurs que vous voulez tous les jours, environ 14 à 15 heure, non perturbées et donc gérer efficacement vos tâches importantes et difficiles., Et se concentrer tous les appels téléphoniques importants que vous devez effectuer pour un certain moment de la journée.

Lorsque vous pourriez commencer avec votre tâche la plus importante? Avez-vous déjà été ennuyé que? Si oui, comment? Était-ce inévitables interruptions? Quels moyens peuvent être trouvés à l'avenir de limiter les interruptions non désirées? Intégrez vos objectifs pour la journée dans votre horaire hebdomadaire. Laissez suffisamment de place à l'imprévu.

Ensuite, vérifiez chaque jour d'abord, assurez-vous que votre planification des tâches quotidienne préparé est toujours d'actualité. Ajustez-les si quelque chose a changé. Organisé enregistrer toutes vos activités à faire, et tout en introduisant les résultats souhaités et non les activités elles-mêmes, z B:.. Voyage d'heure silencieuse en Asie pour le gestionnaire.

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