Intranet entrer dans l'organisation

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Un site Web peut avoir beaucoup de valeur ajoutée à une entreprise ou une organisation. Ce ne est plus nouvelles. Toutefois, la variante interne, intranet, est extrêmement populaire. De plus en plus d'entreprises se rendent compte que ce réseau numérique interne a de grands avantages pour avoir et garder des employés bien informés et motivés. Intranet utilise la même technologie que l'Internet offre de nombreuses possibilités. Les entreprises veulent de plus en plus axée sur la demande et d'affaires interactif. Cela rend également les exigences sur la structure de l'organisation interne. Surtout lorsqu'il se agit de la fourniture d'informations, et les exigences de rapidité, interactivité et la rapidité sont de plus en plus, la demande pour une modernisation de la communication se renforce. Le personnel donnent souvent être inondés d'informations écrite, alors que le besoin d'un moyen rapide et facile de trouver des informations de plus en plus. Saisie intranet au sein de l'organisation offre une solution.

Les possibilités d'Intranet

Intranet, l'organisation peut facilement envoyer des messages internes ou des bulletins. Les employés peuvent participer à des forums de discussion, répondre à des allégations ou des articles ou utilisez l'enregistrement de temps ou calendrier partagé. Informations commerciales pertinentes, tels que les objectifs, les manuels, FAQ et informations sur les projets et les produits peuvent être stockées sur l'intranet. Pour les employés, ces informations à tout moment sur demande. L'intranet peut également inclure un téléphone interne ou face book et formes numériques et les choses encore plus occasionnels comme les rapports et les photos des sorties d'entreprise ou un marché interne.

Tous les détails entièrement centralisée

Intranet vous offre des informations complètes centrale, intégrée et structurée. Dans de nombreuses organisations, pas toutes les informations que les employés doivent avoir présente numérique. L'information qui est disponible numériquement, il est souvent stocké très étendu, tant de gens ici ne peut pas trouver le chemin à parcourir. En outre, intranet fait beaucoup de communication écrite inutile. Les employés sont fréquemment inondés avec des informations écrites. Des questions telles que les bulletins internes, les annonces de l'OR ou l'Association du personnel, des mémos, des notes et des lettres ainsi que l'organisation à l'échelle ne seront distribués au sein d'un ministère, peut être numériquement disponible sur l'intranet.

Les employés fournissent rapidement des informations en cours

Utilisation intranet tous les employés peuvent être fournis rapidement aux informations actuelles. Dans de nombreuses organisations, cette bulletins internes ou des courriels à tous les employés simultanément. La production et la diffusion d'un bulletin d'information interne sur le papier, cependant, prend souvent au moins un à deux jours, permettant au contenu de la lettre est souvent plus d'actualité. Les e-mails qui sont envoyés simultanément à tous les employés ne sont pas toujours vraiment pertinent à tous les employés. Il en résulte parfois une certaine gêne donc tout à fait. L'introduction de l'intranet fait 99% de ce type de courriels inutiles.

Intranet récepteur orientée et la communication interactive

Intranet permet de communiquer beaucoup plus orientée vers le récepteur. Communiquer numérique signifie que vous avez à faire des nouvelles et des articles plus courts et plus accrocheur. Ce est intéressant pour les gens qui ont souvent beaucoup d'informations à lire. Pour avoir un lien vers une page de sous avec des informations détaillées sur le sujet, les employés en fonction de leurs besoins et intérêts toujours plus d'informations.
Enfin, un avantage important de l'intranet qui permet de façon interactive relativement rapide, facile et peu coûteux de communiquer avec les employés. Surtout cette partie peut apporter une contribution importante pour augmenter et maintenir l'implication des travailleurs dans l'organisation.

Les pièges lors de l'entrée Intranet

Les possibilités et avantages de l'intranet de l'organisation peuvent être si grande. Comme d'ailleurs les écueils. Dans le développement et la mise en œuvre de l'intranet de l'organisation le mieux est de ne pas prendre de risques. Exige non seulement le bon contenu et la structure de l'intranet de longues délibérations, le structurel leur ancrage dans l'organisation est une question importante. L'intranet doit en effet non seulement rempli une fois, mais doit être constamment entretenu. Tant et technique. En outre, le bon fonctionnement de l'intranet nécessite une attitude et une approche différentes des employés. La responsabilité individuelle dans la collecte d'informations est beaucoup plus grande; obtenir plus ?? ?? et en plaçant moins ?? ??. En outre, ?? selon l'endroit où vous choisissez ?? pour de nombreux employés que possible un rôle important à jouer dans la gestion active de l'information. Un tel changement fondamental ne est pas du jour au lendemain aujourd'hui. Travailler sur le soutien est donc un rôle important dans l'introduction de l'intranet! Pour des raisons qui précède, d'ailleurs de nombreuses organisations décident de commencer avec une version moins étendue de l'intranet, qui se concentre sur les composants qui sont d'intérêt pour les employés supplémentaires. Cela résulte généralement peu une plus grande volonté de travailler avec et la demande de plus.

Plan Introduction Intranet

Les étapes suivantes ne sont évidemment pas fixés, mais il peut éventuellement donner des conseils.

Etape 1: Préparation
  • Veiller à ce que la gestion au développement et à la mise en œuvre d'un intranet commis.
  • Demandez à un groupe de projet constitué de plusieurs disciplines en tout cas le Département de la Communication, des ressources humaines et l'informatique. Le personnel d'autres départements peut éventuellement sur une base ad hoc soit ajouté au projet. Le projet reste décisive.
  • Entrez bureau et de recherche sur le terrain. Continuez à lire et vous allez visiter des organisations dans le même secteur qui ont déjà réseau intranet puis tapez discussions exploratoires avec des collègues. De cette façon, vous obtenez plus de perspicacité dans les coûts, matériels et logiciels, les capacités du personnel, la méthode et la mise en œuvre de temps ?? et les pièges dans la mise en œuvre intranet. En outre, vous pouvez trouver l'inspiration pour le contenu, la structure et la conception de l'intranet.

Étape 2: Inventaire
  • Déterminer les conditions aux limites: un inventaire des possibilités au sein de l'organisation par rapport à la finance, la technologie et les ressources humaines. Pensez du personnel non seulement à ce qui est nécessaire pour la mise en œuvre du projet, mais aussi l'utilisation structurelle de personnes. En termes de technologie, en tout cas stockage suffisante et des capacités de sécurité nécessaires, un système de gestion de contenu et d'autres logiciels. En outre, tous les lieux de travail sont techniquement prêts à la fois inter et intranet.
  • Créer un soutien et de l'inventaire des souhaits et des besoins de l'organisation. Consulter directement les départements et les individus impliqués pour obtenir entrée. Organiser des séances avec la direction et les ministères. Impliquer autant d'employés que possible dans la création d'un intranet; mais aussi en tenant compte de la capacité disponible, du temps et de l'argent.
  • Énumérer les bases de données numériques existantes et les initiatives en cours liées à la numérisation de l'information.
  • Identifiez les pièges potentiels.

Étape 3: Préparation de la mise en œuvre
  • Demandez à un groupe pilote ensemble. Ce groupe d'employés peut aider à déterminer la structure la plus logique de l'intranet, et de tester la première version de l'intranet comprennent la facilité d'utilisation.
  • Déterminer, sur la base des étapes 1. et 2., quelles fonctionnalités doivent contenir l'intranet.
  • Que le groupe pilote proposer la structure de l'intranet. Demandez au personnel par exemple pour obtenir les informations à transférer doit être sur l'intranet en catégories logiques pour eux, quelles informations devraient être sur la page d'accueil, etc ..
  • Déterminer quelles sont les exigences minimum doit répondre l'intranet.
  • Conversations avec et demandent citations sur un certain nombre d'organismes externes. Quelles sont les capacités de l'agence devrait avoir dépend de ce que vous pouvez faire à l'interne et ce qui devrait être externalisé.
  • Sélectionnez une agence externe.
  • Déterminer l'organisation du back-office. Quels employés ou départements seront responsables pour le contenu de l'intranet, qui est responsable de la maintenance technique de l'intranet, où est le bureau d'aide elle-même, etc ..
  • Règles établies pour l'utilisation de l'intranet. Pensez à des choses telles que la copie électronique d'information et le droit d'auteur. Les employés eux-mêmes peuvent publier des informations sur l'intranet, nommant ainsi les exigences que le contenu doit répondre et ce ne est pas permis.
  • Déterminer le chemin de communication pour le lancement ?? ?? de l'intranet.

Étape 4: Mise en œuvre
  • Laissez construire l'intranet.
  • Laissez tester la première version. Laissez tester l'intranet par les services du projet, les employés qui ont un rôle dans le back office et le groupe pilote.
  • Fin, sur la base des tests effectués, faire des ajustements à l'intranet.
  • Entrez l'intranet une information définitive.
  • Organiser la formation pour les employés qui doivent travailler avec l'intranet et éventuellement fixer un manuel.
  • Lancez l'intranet de l'organisation!

Rappelez-vous que vos commentaires régulièrement pendant toutes les étapes avec toutes les parties prenantes.

Étape 5: Évaluation
Évaluer soigneusement l'intranet. Consultation avec les intervenants, d'échanger des expériences et maintenir le nombre de visiteurs à l'intranet et les pages spécifiques de près. Vous pouvez également choisir de remettre en question après un certain temps à travers une enquête sur l'intranet tous les employés au sujet de leurs expériences avec l'intranet.

Étape 6: Suivi
Possible, après avoir suivi l'évaluation effectuée quelques ajustements à l'intranet. Il a été décidé de commencer par une variation minime, sera déterminé par la manière dont le développement de l'intranet va ressembler.

Pensez employés sans ordinateur!

Un intranet bien développé, mis en œuvre et utilisé peut avoir une grande valeur ajoutée pour l'organisation. Les possibilités sont infinies. L'introduction de l'intranet ne implique pas que certains composants ou des membres de l'organisation sont privés d'informations. Ne oubliez pas de tenir compte des employés exemple dislocations, sans PC. Il peut sembler incroyable, mais dans de nombreuses organisations, ce toujours. Ces employés doivent être en mesure d'être sur la même information que tous les autres employés de l'organisation.
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