La sous-utilisation au sein du Secrétariat

FONTE ZOOM:
Quand je étais en formation, je étais à la recherche d'un stage au sein du Secrétariat. On m'a donné un emploi dans une entreprise internationale offert, mais je ne pouvais pas refuser. Je devrais asseoir pendant des semaines dans un bureau sombre sans téléphone, PC, fax ou tout autre équipement et à faire des lettres dans des enveloppes. Je ai su immédiatement que je allais mourir d'ennui et de sous-charge, je pense que ce stage.

Mais il ne est pas toujours possible de détecter avant d'opter pour un emploi, si le travail est exigeant, ou au moins sous exigeant, parce que personne ne parle vraiment admettre que ce qui se passe plutôt calme. Syndrome d'épuisement professionnel par l'ennui - l'opposé de la plus célèbre épuisement professionnel - peut être le résultat. Alors, que faire en cas de baisse de la demande au Secrétariat?

La sous-utilisation au sein du Secrétariat: lutte d'autre part,
Vous avez deux choix: abandonner ou combattre. Je vous recommande: Fight! Parce que vous verrez dans la suite que ça vaut le coup. Une fois que la sous-utilisation ne signifie pas toujours la sous-utilisation. Abandonner et chercher un nouvel emploi, vous pouvez toujours nécessaire si tout le reste échoue, mais ce ne est certainement pas le cas pour vous.

La sous-utilisation au sein du Secrétariat: Motivez-vous
Motivez-vous. Ce est alors sous-charge souvent pas facile, mais pas aussi difficile que vous pourriez penser. Vous voulez apprendre de nouvelles choses, vous voulez aller de l'avant dans les affaires et élargir vos horizons. Ce sont toutes de bonnes raisons de ne pas enterrer la tête dans le sable quand vous avez le sentiment de marcher sur place.

Tout d'abord, vous devez analyser pourquoi vous êtes mis au défi. Si vous avez trop peu à faire? Votre mission est d'être limité ou modeste? Est votre patron ou votre patron peut ne pas être à blâmer pour votre sous-utilisation, parce qu'il ou elle vous donne suffisamment de tâches parce qu'il ou elle n'a pas assez confiance en vous et en vos capacités?

La sous-utilisation au sein du Secrétariat: Le manque de confiance
Le manque de confiance peut survenir lorsque vous prenez un nouvel emploi et votre patron avez juste à se habituer que sa nouvelle secrétaire ou assistant pour vous. Donnez-lui le temps de sorte qu'il peut être convaincu de vos qualités. Parlez-lui de votre sous-charge, donc il a avisé ses attentes et de les remplir. Surtout ces conversations sont importantes lorsque vous êtes le premier secrétaire ou d'assistante pour le gestionnaire. Il a aussi besoin d'apprendre à faire le travail qu'il a fait jusqu'à présent toujours auto seulement.

La sous-utilisation au sein du Secrétariat: faire assez
Si vous avez trop peu à faire, vous devriez considérer ce que ce est. Est-ce un phénomène passager? Ensuite, votre sous-charge est relativement facile à maîtriser: Profitez du temps calme pour faire des choses qui traîne. Videz votre bureau, lire de la littérature pour lequel vous ne avez pas eu assez de temps dans le passé, faire de nouveaux. L'Internet offre de nombreuses possibilités pour élargir vos connaissances avec des films d'apprentissage, des exercices vocaux et de nombreuses autres applications.

Si le sous-charge aucune condition temporaire, vous devriez penser à ce que vous pouvez changer. Voulez-vous élargir votre zone de responsabilité? Alors pensez à ce que vous pouvez prendre, en plus de votre patron. Les suggestions peuvent être trouvés, par exemple, l'Internet, les manuels scolaires ou lors de l'échange avec d'autres secrétaires. Vous verrez comment les possibilités polyvalent.

Si vous êtes à court d'idées ou vous ne obtenez pas des idées brillantes, parler à votre patron. Dites-lui que vous souhaitez faire plus pour sa libération, mais que vous avez des idées peu ou pas efficaces sur la façon cela pourrait effectivement ressemble. Peut-être que votre patron a été en attente pour cette occasion et se félicite de votre engagement. Envisager Sinon, ensemble, peuvent ressembler à une solution.

Ne pas être refilé avec des œuvres telles copies et café, mais vous montrez votre patron que vous cherchez un défi et aimez être prêt à acquérir de nouvelles connaissances pour vos nouvelles responsabilités. Secrétaire adjoint à la place - non seulement les tâches actuelles du Secrétariat, mais des tâches spéciales sur ce qui concerne le contenu sont les tâches qui vous aident à aller de l'avant et que votre patron et que je apprécie. Montrez votre patron sur les avantages de déléguer à vous pour lui. Si vous êtes bien préparé, vous avez votre superviseur rapidement convaincus. Peut-être même une poursuite pour vous, vous pouvez bénéficier d'un temps long.

La sous-utilisation au sein du Secrétariat: Espace de travail trop limitée
Si vous trouvez que votre zone de travail est trop limitée pour faire aussi propres considérations, que voudriez-vous prendre, en plus de l'avenir éteignez votre demande plus faible. Si vous avez les compétences et les connaissances que vous ne pouviez pas le mettre dans votre travail à ce jour, qui pourrait être utile, mais l'entreprise? Puis examiner comment ils pourraient être utilisés. Y at-il des tâches que personne n'a jamais pris dans votre entreprise, mais cela pourrait déplacer l'entreprise - et si vous souhaitez assumer ces tâches?

Des moyens concrets de la sous-utilisation

Optimisation de l'autogestion:
Le mieux vous organiser, le plus il sera facile pour vous d'organiser votre patron. Analyser au moins deux fois par an, votre flux de travail et de chercher des vulnérabilités afin de les optimiser.

Optimisation des boîtes de réception:
Beaucoup de choses doivent être votre patron n'a pas sur votre bureau. Êtes-vous d'accord avec ce que vous opérations à terme directement à une autre division de lui, ou vous pouvez faire vous-même. Il se étend sur une information sommaire court pour le patron de sorte qu'il demeure à jour. Signalez-le à partir de mailings et newsletters inutiles. Le coût de son et de votre temps.

Préparer discours:
Donnez votre patron ses propres discours? Pourquoi ne pas vous faire pour lui? Profitez de la prochaine occasion et de faire vos compétences. Même si certains changements sont nécessaires, vous avez votre patron a sauvé beaucoup de temps.

Aidez votre patron pour être mieux informés:
Gardez dans les yeux et les oreilles de l'entreprise et de passer sur les informations pertinentes à votre patron. Le mieux, il est informé, plus il diminue son travail. Par exemple, si un employé malheureux, lui faire ensemble des solutions et de lui parler à ce sujet.

Prise en charge de travail du client:
Votre superviseur est impliqué, par exemple, le Rotary Club? Ces mandats doivent être énumérés par vous et vérifiés de prestations pour votre patron par rapport à son coût. Peut-être qu'il peut renoncer à l'un ou l'autre mandat? Préparer également des documents de ses réunions appropriées et travailler les documents visés à. Cela peut être d'un grand soutien pour votre patron.

Gestion des connaissances:
Savoir ce est pouvoir - en particulier pour les entreprises. Parler au patron pourquoi vous détenez une gestion professionnelle de la connaissance est nécessaire. Concevoir un concept de comment une telle gestion des connaissances pourrait se pencher sur votre entreprise et le placer en face de votre patron. Cela peut être un travail passionnant pour vous!

Créer un Manuel de la firme:
Qu'advient-il si vous devenez soudainement malade pendant votre représentant est en vacances? Ou êtes-vous d'un séminaire de plusieurs jours - avec votre représentant. Peut-être bientôt commencer une nouvelle greffier ou une représentation externe en vacances dans votre entreprise et a besoin d'aide à la formation.

Juste au cas où vous devriez jamais avoir accès à une liste de toutes vos activités avec des collègues et pouvez rapidement voir d'autres disciplines, telles que ce qui fonctionne, ce listes de contrôle et formulaires peuvent être utiles et ce contact, il ya pour ce questions. Un manuel de bureau est précieux ici. En outre, votre patron obtient très bref aperçu de ce que vous faites pour la société. Cela peut être un avantage pour seulement.

Conseil de gestion:
Votre entreprise at-un la gestion des plaintes? Créer un concept de la façon dont cela peut être fait, pour une gestion des plaintes professionnelle apporte à votre entreprise vers l'avant. Capturez toutes les plaintes dans une base de données afin d'analyser et éliminer les erreurs à l'avenir. Ce est une contribution précieuse à l'amélioration continue des processus et des clients vous remercieront.

Soutien à la gestion de crise:
Bloqué dans votre entreprise? Maintenant, vous êtes plus en demande que jamais parce que votre patron a besoin de plus de soutien. Montrez-lui que vous souhaitez plus de tâches et de prendre plus de responsabilités pour lui permettre, dans cette période difficile de se concentrer sur les décisions importantes.

Gestion de l'environnement:
Si votre société est déjà «vert»? Si non, créer un concept de la façon dont le changement pourrait être. Ils ont non seulement de réduire les coûts et d'aider l'environnement à, mais favorisent aussi leur développement professionnel.

Traductions:
Si l'anglais des affaires, ou de travailler ensemble avec de nombreuses succursales à l'étranger? Assurez-vous que les documents importants sont disponibles en allemand et en anglais, peut-être même dans d'autres langues. Demandez à ce que les documents doivent être traduits, à son avis, votre patron.

Rédiger des articles pour votre bulletin d'information de l'entreprise:
Un article dans le bulletin de l'entreprise en plus de gens dans l'entreprise prêter attention à vous et vos connaissances. Un bon réseau peut se déployer qui va certainement vous aider, avant professionnellement.

Mettre en place un réseau de secrétaires:
Remplacez régulièrement avec vos collègues de la compagnie de. Ainsi vous pouvez obtenir des informations précieuses, discuter de choses techniques et développer de nouvelles idées. Vous voudrez peut-être de développer un bulletin interne de secrétaires?

Et maintenant, je vous souhaite beaucoup de succès dans la mise en œuvre!
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