Numérisation de documents

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Jusqu'à 40% de sa journée de travail des employés de bureau normales dépenser aujourd'hui essayer de trouver ou stocker des informations. Peut remédier à la numérisation des documents. Dans ce cas, le procédé est importante, où la structure de classement des documents papier est transférée dans le fichier électronique dans le système de gestion de documents.

Sélection de la méthode de numérisation
La préparation des dossiers papier pour la numérisation et à la suite simple et vérifié pour l'attribution de mots-clés de sécurité pour chaque document sont très intensive en main. Utiliser le prix est facile de multiplier!

Que ce soit dans cette technique de connexion pour la reconnaissance optique de caractères peut être utilisé pour réduire les coûts, devrait être examinée. Le choix de la méthode est décisive pour la façon dont le fichier électronique utilisable sera après.

Lancer la numérisation avec les documents actuels
A la fin de toute cette considérations préliminaires sont une spécification complète et un système d'offres clair, sur la base duquel le service peut être sélectionné.

En général, il est recommandé de commencer avec la numérisation des documents actuels. Car dans la salle du courrier de la plupart des processus administratifs d'une entreprise sont déclenchées aujourd'hui. Par conséquent, il est important ici pour commencer l'optimisation des processus d'affaires. Les anciens ou existants fichiers suivront habituellement dans une deuxième phase du projet.

Dans la planification et la conception de la numérisation, l'entreprise peut décider si les fournisseurs de services de numérisation, courrier ramasser tous les jours à la maison ou pour le faire livrer directement par les principaux clients code postal dans leurs propres locaux. Même en interne opérations peuvent être effectuées en utilisant un numériseur, rentable, cependant, est l'externalisation de la chaîne de processus.

Après ne pouvant être scanné la société reçoit un jour de retour par messager. Après avoir numérisé les données et les documents numérisés peuvent être transmises selon le client à une chambre de compensation centrale dans l'entreprise ou directement au bureau compétent pour chaque agent.

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