Préparations pour faire des bonnes Minutes

FONTE ZOOM:
Les minutes sont les minutes d'une réunion. Souvent, cette tâche est encore sous-estimée et le secrétaire minutes pour une tâche impossible d'obtenir tout organisé dans les minutes. Prenant minutes ne est pas si difficile si vous êtes bien préparé. Ci-dessous vous doit être effectuée pour finalement se organiser notuleren un aperçu clair des tâches avant, pendant et après la réunion.

Le secrétaire minutes doit être bien équipée

Documents de la réunion
Bien sûr, les documents de réunion sont très importantes. Ce sont des équipements de l'ordre du jour seront examinés lors de la réunion. Pensez à une lettre ou un aperçu financier.

Procès-verbal
Le secrétaire minutes doit être en possession du procès-verbal de la réunion précédente. Souvent, il ya encore des points à discuter lors de la prochaine réunion et vous pouvez vérifier ce qui est arrivé quand, par qui un ordre du jour déterminé dit.

Stylo et du papier
Papier et un stylo sont bien entendu nécessaires. Il est commode de classer déjà fonction de l'élément que vous ne avez pas le temps d'avoir à dépenser au cours de la rencontre de votre papier.

Les participants à la réunion doivent eux-mêmes et prendre leur rôle au sérieux

Une réunion a un ordre du jour. Chaque élément a un but spécifique. Par exemple, si une décision est prise. Afin de participer à une réunion, chaque participant a besoin de savoir où les points de rencontre pour se déplacer, et dans quel but ont l'ordre du jour. En bref: Le participant doit se préparer à la réunion.

Le Président doit accomplir bien son travail

Si un président correctement son travail effectue les minutes plus facile.
Fonctions du président sont, entre autres:
  • Un ordre du jour clair pour introduire la clarté entre les participants et le secrétaire minutes.
  • Décisions résument. Donc, les participants peuvent déterminer se ils peuvent être d'accord avec cela, et il fait pour le secrétaire minutes clairement ce qui a été décidé.
  • Veiller à ce que les participants adhèrent à discuter de l'ordre du jour et ne pas se promener à d'autres sujets.
  • Maintenir l'ordre.

Le président et les minutes secrétaire devrait bien fonctionner

Secrétaire minutes si vous avez à faire le plus avec le Président. Pour cette raison, une bonne coopération est importante.

Préparation
Avant la préparation de l'ordre du jour de réunion et de consultation important programme. Le président peut alors indiquer ce que l'intention est pour chaque élément de l'ordre du jour et, si nécessaire, même se renseigner sur certains sujets.

Collaboration
Également au cours de la réunion est une collaboration nécessaire. Le bon endroit pour le secrétaire minutes pour se asseoir est donc à côté de la chaise. Ainsi, ils peuvent consulter rapidement si ils veulent avoir quelque chose ou pas noter des conseils.

Suffisamment de temps pour mener à bien sa tâche

Prenant minutes prend du temps. Non seulement temps de réunion mais aussi le temps et le temps de préparation pour travailler les minutes.

Les fonctions de secrétaire sont:
  • Préparation Blog
  • Blog Discuter
  • Envoyer les avis de convocation
  • Temps pour la réunion de la lire à nouveau bien et préparer
  • Work Out Temps Minutes
  • Envoyer et les dossiers d'archives
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