Provision pour la conservation des dossiers d'affaires en conformité avec HGB et IFRS

FONTE ZOOM:
Une provision pour le stockage des documents d'affaires est de fournir des normes pour les deux HGB et conformément aux Normes internationales d'information financière. Dans ce but, différentes méthodes sont disponibles.

Provision pour la conservation des dossiers d'affaires en conformité avec HGB
Pour les coûts futurs de la tenue des dossiers d'affaires, à laquelle l'entreprise est requise en vertu § 257 et § 147 AO, est dans les états financiers conformément aux HGB une disposition à se former. Ce est une provision pour passif éventuel, le droit commercial, il ya un Passivierungsgebot pour. Il se ensuit aussi pour le bilan fiscal un Passivierungsgebot.

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L'obligation de stockage constitue une obligation de service public causé économique déjà dans l'année où les documents en question ont été créés.

Figure 1: postes de dépenses possibles pour l'approvisionnement

Dépense ponctuelle

  • Les coûts de microfilmage et de numérisation de documents
  • Coût de supports de stockage
  • Les coûts de sauvegarde de données externes
Frais récurrents
  • coût de l'espace du bâtiment
  • Les coûts d'installation de l'archive
  • Les frais de personnel

Les coûts suivants ne sont pas capables de la prestation:

  • les coûts de financement partiel pour les Archives,
  • le coût pour l'achat futur d'étagères et des dossiers supplémentaires
  • le coût de l'élimination des documents après la période de rétention,
  • le coût du stockage des documents futurs.
Figure 2: Ces délais sont à respecter lors de stocker des enregistrements d'affaires

Durée du AufbewahrungUnterlagenRechtsgrundlage10 années
livres de commerce, les stocks
Les soldes d'ouverture
Les états financiers, les rapports de gestion
États financiers consolidés
Les rapports de gestion
Documents organisationnels
tous Buchungsbelege§ 257 paragraphe 1 n ° 1 et 4 en conjonction avec Abs.4 HGB
§ 147 alinéa 1 n ° 1, 4 et 4 bis i.V.m. Paragraphe 3 années AO6
Des lettres d'affaires reçues
Jouer le expédié Handelsbriefe§ 257 Section 1 n ° 2 et 3 en conjonction avec
Para. 4 HGB
§ 147 paragraphe 1 i.V.m. Abs.3 AO droit privé VerpflichtungZ.B. Stockage de dessins de construction pour une commande client créé dans le contrat d'investissement avec le client, à partir des résultats de l'obligation de rétention


Vous pouvez trouver un aperçu complet de toutes les périodes de documents d'affaires ici de rétention.

L'actualisation des provisions pour le stockage de documents commerciaux
La provision pour la conservation des dossiers d'affaires est actualisée en conformité avec les dispositions du Code de commerce.

Remarque: le droit fiscal, le back-up négligez pas la provision pour le stockage des documents d'affaires. Raison: Pour l'actualisation d'une obligation contractuelle de la propriété de la période de la comptabilisation initiale de la disposition est pertinente pour le début de l'accomplissement. Depuis les exigences de conservation décrites dans le § 147 et § 257 HGB AO dossiers d'affaires commence par la création de ces documents, aucun délai ne est pour l'actualisation serait nécessaire.


Exemple: X-GMBH utilise un espace de leur immeuble d'affaires à conserver leurs dossiers d'affaires. Automne moyenne annuelle pour le stockage

  • dépenses annuelles rata pour les locaux de € 1200,
  • Amortissement de l'actif d'un montant de € 800 et
  • avec le stockage découlant directement le personnel et les coûts administratifs par une moyenne de 600 euros par an.
Le X-GmbH pourrait en principe être conservée pendant 10 ans dans le montant de documents, une disposition 10 années forme x = 26 000 EUR. Cependant, cette méthode d'analyse ne est pas sûr, car il devra être faite pour une division
  • Documents pour la période de 10 ans, un
  • Documents, pour une simple période de rétention de 6 ans et se applique
  • Les documents pour lesquels il n'y a aucune période de conservation légale.
En outre, dans l'évaluation de la recevabilité de la disposition d'une approche au coût total ne est pas contesté. Une approche pour les coûts directs excl. De part de la relation économique avec l'obligation de préserver les frais généraux, cependant, est autorisé.

Procédé simplifié pour la formation d'une disposition pour le stockage de documents commerciaux
Vous pouvez multiplier les frais annuels pour une salle d'archives où sont gardés les dossiers de toutes les années, avec un facteur de 5,5. Une distinction 10-6 année ne doit plus être faite pour des raisons de simplicité.

Le multiplicateur est, cependant, applicable seulement dans les dépenses annuelles récurrentes. Pour élaborer séparation entre volontairement conservés et documents détenus ne pas avoir à faire, le bureau des impôts permet une réduction forfaitaire de 20% sur le coût de l'archivage.

Provision pour la conservation des dossiers d'affaires conformément aux normes IFRS
Dispositions doivent être prises conformément à la norme comptable internationale IAS 37, en présence des éléments constitutifs suivants:
  • présente - juridique ou implicite - obligation extérieure
  • en raison d'un événement précédent
  • avec sorties de ressources probables
  • avec estimation fiable éventuelle obligation
Comme il existe une obligation légale ou contractuelle, vous pouvez laisser sur une analyse complète des coûts et de déterminer les dépenses que HGB dans l'évaluation de la prestation conformément à la norme IAS 37. Contrairement à la législation fiscale, cependant, vous devez toujours faire une actualisation de la provision pour la valeur actuelle des dépenses attendues et vous pouvez compter sur le taux d'intérêt de marché actuel.

Note: IAS 37 impose l'actualisation des effets significatifs seulement. Dans de nombreuses dispositions d'archivage peut être renoncer habituellement.
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