Que faire avec tous les documents? - Une archive est la solution

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Parfois, il arrive, avec un espace pour tous les documents et les choses dans la société ne est plus suffisante dans le bureau. Mais où? Et être stockés avant tout, ce qui doit et ce qui ne est pas? Et pour combien de temps? Si toutes ces questions se posent, alors il est temps de trouver un stockage de site approprié pour tous les documents. Que faire avec tous les documents? - Une archive est la solution

Une archive est un lieu de rétention et la gestion des documents ou des objets tangibles. Dans les entreprises, celles-ci sont plus ou moins à documenter les archives, avec le terme, comprend des photographies, des affiches, des dépliants, des enregistrements sonores, des films et de vidéos, etc ..

Il se agit de documents qui doivent être stockés pendant de longues périodes. Documents qui sont archivés, appelés artefacts.

La fonction de stockage a la priorité sur l'ordre de l'organisation que nous connaissons de l'étagère. Alors que le dépôt des documents servant à eux et magasin trier afin de les trouver rapidement et à tout moment d'avoir accès à elle, cette fonction est donné aucune attention particulière plus dans l'archive. Une archive a une fonction de stockage, à laquelle ne importe qui peut accéder.

Pourquoi créer une archive?

Certes, vous pourriez tout ce que vous ne avez plus besoin, détruire. Tous les problèmes d'espace ont été éliminés. Ce serait faux, cependant, parce que les documents du passé forment la base pour une planification future significative. Événements passés peuvent être reconstruites sur la base de documents entreposés correctement.

D'autre part, il ya des exigences légales pour le stockage des données. Une archive est donc logique pour de nombreuses raisons, si les raisons organisationnelles, juridiques ou culturelles dans la nature.

Ne tous les documents sont stockés?

Non, tous les documents doivent être dans l'archive. Pour certains documents, une période de conservation légale et il ya des exigences légales de conservation des données, le tout visant à la protection juridique. Commerce et de la réglementation fiscales indiquent que

  • Reçu de la correspondance et des copies de la correspondance sortante de l'entreprise, les feuilles de temps ou de cartes de travail, papiers d'affaires entreprises, tous les documents qui ont un sens commercial et le droit fiscal et tous les documents qui ont un caractère potentiel de litige a six ans doit être maintenu.
  • Factures, inventaires, livres de commerce, les actes, les hypothèques, et tout ce qui est affiché dix ans, doivent être conservés.
  • Doit être gardé en permanence les décisions judiciaires et des plans.

Dans le cas contraire, l'entité décide de la durée de rétention. Ainsi, une générations futures fournit une évaluation complète et équitable des décisions passées.

Ce qui devrait être archivé?

En plus des documents qui doivent être conservés par la loi pour certaines périodes de temps, tout est archivierenswert peut être stocké. Ce est assez de la correspondance, des contrats, des certificats, des prix ont journaux, informations aux phonogrammes, des films, des affiches et des coupures de journaux.

Où dois-je conserver mes archives?

Depuis l'archive à conserver très probablement longtemps, le référentiel doit être libre d'humidité, de la saleté, la poussière, le soleil et l'alimentation des souris. Une salle qui est sec et a l'espace et des étagères pour les différents dossiers et des boîtes, ainsi suffisantes stockage suffisante.

Comment pouvez-vous garder des documents d'archives?

Si vous sélectionnez le matériel d'archives, il est conseillé de se assurer que cette offre une protection suffisante et debout en face de tous les ravages du temps. Le papier recyclé ne est pas recommandé, il a une teneur en bois de haute et de l'acidité et ne survivra pas plus de stockage. Bande ne doit être utilisé si elles déposent sympathique, tout comme certains adhésifs peuvent se décomposer dans le papier long. Ce est également vrai pour un peu de colle à usage général.

Même dans les zones sèches commence à rouiller métal; utiliser donc que trombones en plastique. Si vous souhaitez utiliser des sacs en plastique, puis assurez-vous qu'ils ne contiennent pas de plastifiants, car ils pourraient dissoudre le papier et détruire œuvre.

Aussi dans l'ordre d'archivage doit prévaloir

Le plus vaste de l'archive, le plus difficile l'organisation. Mais ça vaut le coup. Si la société est déjà un système de dépôt ou ordre existe, alors vous devriez également utiliser cela pour l'archive, parce que ce est le principe de la tâche entreprise et départemental. En outre, le système devrait être détaillée et extensible.

Documents désordonnés devraient être classés en conséquence et équipés dans le système. Il est très important de donner un aperçu de l'archive est parce que facilite l'accès plus tard, surtout si l'archive est en croissance constante.

Les distinctions peuvent être faites selon les critères suivants:

  • Archives emplois - Tout travailleur archivé selon des critères de classification croisée prédéterminés.
  • Division des archives - Un résumé de chaque archive des tâches. Comme cela se rapporte au lieu de travail à travers des documents, des droits d'accès doivent être accordés.
  • Corporate Archives - archivage à long terme pour se conformer à des dispositions juridiques et organisationnelles avec les droits d'accès appropriés.

En outre, chaque liste à son tour, dépend de la tâche de principe utilisé. Dans la plupart des sociétés l'exercice est notre priorité, subdivisions en cuves ou l'espace d'étalage, qui à leur tour sont séparés par tâche ou départements suivi. Dans ce récipient de collecte peuvent ensuite entrer dans les détails. Il ya plusieurs points de collecte pour un domaine d'activité, donc tout doit être numérotée.

Quels systèmes d'archivage sont-ils?

  • Le procédé classique - La méthode classique physiquement l'archive est recueilli, puis triés et rangés conformément à un système de classification définis.
  • Le dépôt électronique - Dans le monde moderne du travail, et notamment dans les grandes organisations il repli à un archivage électronique. Depuis maintenant de toute façon plus de celui-ci est créée électroniquement, le reste peut être scanné ou photographié et ensuite être stockées sur des supports électroniques de stockage ou dans le nuage.
  • Outsourcing - Si vous ne avez pas de chambre disponible, de sorte que vous pouvez également partager avec d'autres chambres d'archives publiques. En outre, il ya des entreprises qui prennent plus de l'archivage pour vous pour une taxe.
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