Règles de conception pour les excellents rapports dans MS Excel

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Quelle est la qualité d'un rapport de: la qualité des données, la rapidité - oui. Et aussi? densité de l'information, de la clarté de traitement de l'information et d'orientation facile. Voici quelques conseils pour un design excellents rapports.

Avant de concevoir les questions sont

Au début de chaque designs de référence sont évidemment des questions qui nécessitent une bonne compréhension du modèle d'affaires: Quelles sont les informations qui est vraiment important pour le récepteur? Quels sont les facteurs de succès du modèle d'affaires? Ou: Quelle est la logique qui sous-tend le contrôle de l'entreprise?

Ces questions sont traitées, en principe, ce que vous devez montrer du tout. Ces questions devraient vous considérer avant de commencer avec la conception graphique de rapports dans MS Excel.

L'étape suivante traite de la question de savoir comment préparer le rapport contenu: Quels préférences dans la représentation des destinataires d'un rapport? Sont un contenu de qualité visuel désiré, par exemple dans les cartes? Se il est "payer des gens qui préfèrent" une forte densité d'information, de sorte que les tables de souhaits?

Une fois que ces problèmes ont été résolus, se il vous plaît communiquer avec les règles de conception suivantes pour arriver à une déclaration MS Excel, ce qui est vraiment à la pointe de la technologie. En résumé, les principes de conception devraient être: Simplification - compression - lien. Qu'est-ce que cela signifie exactement, vous pouvez le voir dans la première image de la galerie.

Application des règles de conception

Pour garder ce pas seulement de la théorie, voici un exemple d'application des règles de conception proposées. Nous commençons avec un rapport des horreurs de MS Excel rapports et appliquons étape par étape, les règles à présenté. La version annotée du rapport peut être trouvé dans la galerie.

Jetez un oeil à la capture d'écran de la première version du rapport. Le péché cardinal sont évidents et sont expliquées directement dans le graphique. Ce rapport est conforme aux évidemment pas de normes minimales pour la mise en forme et la densité de l'information.

Les premières mesures nécessaires pour améliorer sont évidents: Élimination des effets 3D sans valeur prédictive qui peut être clairement le contraire immédiatement comment petit le contenu de l'information. Il ne devrait pas être surprenant que faible teneur en informations des principales raisons de l'utilisation de la 3D à tous.

Un autre problème pour l'optimisation: Si - comme ici - utiliser des cartes à différentes unités d'affaires ont chacun différentes échelles, l'information ne est pas comparable à ce qui est très trompeur pour les utilisateurs visés.

Cela peut être dans MS Excel facilement résoudre ce problème en escaladant les axes de diagramme pertinentes ne sera pas "automatiquement" dans les options de format pour définir, mais est "manuellement" fixé pour tous les graphiques sur la même valeur maximale. Ce maximum doit être évidemment dérivé du schéma, a la valeur la plus élevée.

Cela peut se faire simplement par une macro de sorte que la mise à l'échelle est fixé chaque automatisées de sorte que la représentation est optimale.

Après l'application des règles de conception

Maintenant, nous allons examiner le rapport dans la version optimisée: En particulier, la densité d'information des cartes a été augmenté de façon significative. Vous contrôleur? Alors vous comprenez le contenu de l'information des cartes immédiatement: Le développement des flux de trésorerie par division sera désormais indiqué sur une période de 12 mois.

Dans le même temps, les trois graphiques différents les composants classiques des flux de trésorerie: FC exploitation, de financement et d'investissement CF CF. The Extra: La distinction entre les chiffres réels et cible dans la période de 12 mois.

Une autre remarque importante: commentaire champs. Ce que vous devriez toujours faire en tant que contrôleur, l'analyse en profondeur de fournir des informations de fond, vous indiquez que les liaisons transversales. Un rapport sans une telle analyse est erronée à mon avis. Comme vous pouvez facilement intégrer l'exemple dans une déclaration Excel [indices savoir] illustrant la capture d'écran du rapport amélioré.

Une autre astuce: utiliser soi-disant cartes Micro. Si vous - comme dans la capture d'écran - représentent les données provenant des 12 derniers mois, le destinataire peut voir en un coup d'œil l'évolution des ventes ou des flux de trésorerie, les variations saisonnières sont évidents et ainsi de suite.

La technique de microtableaux [dans Excel Sparklines] est très simple. Ce sont des micro-cartes - avec la différence que vous verrez dans une seule cellule. Pour Excel 2003, cette technique est également disponible à d'autres égards. Il ya quelques fournisseurs de compléments pertinents.

L'optimisation successive des rapports dans MS Excel
Étape par étape, illustrations pour l'amélioration d'un rapport dans MS Excel. Exposé introductif de la conception la plus importante pour les règles excellents rapports dans MS Excel. Démarrage de la galerie
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