Réunions: Comment devenir un bon président

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Lors d'une réunion formelle, il ya une personne qui dirige la réunion, le président. Le président est responsable de la conduite de la réunion, mener la discussion, il se assure que la réunion ne se exécute pas et envoie que le but de la réunion est atteint. Comment présider une réunion et comment être un bon président?

Le début de la réunion

Dès la première minute, et même avant cela, vous définissez le ton. En tant que président vous donnez un bon exemple et vous êtes toujours à l'heure même. Idéalement, vous il bien à l'avance afin que vous obteniez les membres de l'assemblée déjà là lors de la saisie de la main peut trembler et avoir une conversation. Lancer la réunion sans délai à l'heure convenue. Il ya les retardataires? Demandez le secrétaire ou un message de la prévention ou le retard est reçu. Si non, vous venez de commencer la réunion. Vous indiquez ce qui se passe dans «votre» réunion, vous dites que ce que vous déterminez la norme. Donc construire votre autorité en tant que président. Non comme une fin en soi, mais de montrer aux participants que vous prenez au sérieux et se soucient, et que vous gérez efficacement leur temps précieux.

Garder la trace du temps

Une réunion a un temps de début et de fin préétabli. Avec une bonne préparation exige également que vous faites estimation avance par sujet pour discuter le temps que vous avez besoin d'en discuter correctement. Vous savez que vous avez suffisamment de temps pour discuter de tout et de faire votre calendrier global par point de discussion en ce moment pour fermer le premier point de discussion, puis commencer le deuxième point de discussion. Un bon président a sa montre ou l'horloge clairement visible pour eux-mêmes. Pour me regarder et de laisser les participants vous voient comme président prend au sérieux conclut avec le temps et la réunion à l'heure convenue. Si les participants voient la montre ou l'horloge, ils savent qu'ils ne ont plus besoin de parler que nécessaire, car alors ils seront tronqués. Quelqu'un prend trop de temps pour le mot ou la discussion prend plus de temps que prévu? Il suffit de regarder longuement à votre horloge et dis, je crains que, étant donné le temps ce débat doit maintenant couper. La discussion vraiment trop important de couper, alors vous ne devrait pas couper, mais le temps d'essayer de gagner dans les prochains articles de l'ordre du jour.

Résumer et formuler des accords

Baril à la fin d'un élément est pris conjointement avec les conclusions qui ont été
Cela peut être difficile. Surtout si la discussion a été nuancé, il ne est pas toujours facile de résumer ce qui a été dit. Conservez tous les cours de la discussion à l'esprit que les principales et secondaires questions, et appelez dans votre résumé, seuls les points principaux. Y at-il une décision ou fait un rendez-vous. Formuler la décision ou la nomination lumineux, donnera là à savoir qui fera quoi, quand il est fait et comment il est livré ou distribué. Ensuite, vous êtes sûr que tout le monde sait ce qu'il ou elle a besoin de faire. Le secrétaire sera en tout cas être très reconnaissants de votre résumé et formuler la nomination ou «action».

Un bon président est bien soutenu

Un bon secrétaire, un secrétaire sécurisé, secrétaire proactive, sont les piliers du Président. En tant que président, vous ne avez pas toujours la chance que tout se déroule directement. Prendre des dispositions à l'avance ce que vous attendez, et les quelques premières fois pointus que cela arrive, comme convenu. Organiser une consultation avec le soutien de l'ordre du jour et le rapport, la collecte et la transmission en temps voulu des documents de réunion.

Convenir que votre secrétaire immédiatement après la réunion des affectations développe et envoie autour. Ne attendez pas la liste d'action pour la prochaine réunion, parce que 100% sûr qu'ils puis "propre" l'action est oublié. Y at-il un projet de rapport d'une réunion difficile? Que le secrétaire puis de l'envoyer autour, de sorte que lors de la réunion dans une seconde version du rapport. Cela permet d'économiser beaucoup de temps lors de la réunion, et implique les membres de la consultation complémentaires sur l'état actuel des choses. Si vous montrez que vous êtes le propriétaire professionnel de premier plan de la réunion, les membres sont aussi automatiquement professionnelle.

Vous ne avez pas accès à un soutien? Toujours se assurer que tout est en ordre. Pas une réunion bien préparée est du temps perdu. Si vous êtes incapable de tout faire à temps, travailler, ou si ce est vraiment pas d'autre réunion de l'opposition une semaine.

Ruses

Événements difficiles ou des événements que vous préférez ne pas discuter, pour une raison quelconque, sont toujours là. Par exemple, si les récents développements permettent à l'objet devient soudain plus compliqué que prévu, ou si il ya quelqu'un à la réunion était inconfortable que vous ne vous attendiez pas et que vous préférez ne pas avoir dans la discussion de ce sujet. Vous pouvez ensuite manipuler l'ordre du jour un peu de temps pour se garer et placer comme le dernier point de discussion. Ensuite, vous marchez un peu sur les autres points de l'ordre du jour, puis vous sortez de temps pour celui-ci, point de discussion différé. Façons d'étirer le temps d'avoir de longues discussions continuent, demander à nouveau l'avis d'un participant, fournissent des résumés détaillés, invitant regard aux participants, etc.

Vous voulez tout simplement de rattraper le temps perdu et ne couvre son ordre du jour? Ensuite, vous résumer rapidement et de façon succincte et vous évitez le contact visuel. Vous pouvez également faire des propositions de procédure revêtement, par exemple, que vous vous proposez que l'échange d'informations a lieu par courrier ou par le secrétaire ou secrétaire d'avis sur un morceau particulier permettra de recueillir et de la radiodiffusion.

Enfin

Avec un peu de pratique, il est voorzittersvak rapidement entrer dans les doigts. Parlez avec un groupe de collègues que votre exemple à des réunions de l'équipe à son tour le poste de président prend sur vous. Discutez ensuite ce que quelqu'un a bien fait et ce qui pourrait être amélioré. Cela aidera l'autre.
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