Réunions efficaces

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Pratiquement chaque organisation a appelé une culture de réunion. Beaucoup de temps est gaspillé sur les réunions inefficaces, qui, parfois, le moral tombe au fond. Ce est le péché, il fait des conférences très utile et peut être amusant. Deux personnes enfin savoir plus d'un, de sorte qu'une réunion devrait signifier que chaque sa profession à court ou à long terme peut pratiquer mieux. Dans cet article, les facteurs et les conditions clés sont décrits pour une réunion efficace. Il faut effectivement que deux aspects: proactive et audacieuse!

Question

Réunion est considéré comme le plus grand mécontentement au sein des organisations. Savoir trop est satisfaite à travers lequel on ne peut pas courir à leur travail. Une méthode plus efficace de la réunion semble donc être une solution idéale. Voici de nombreux cours et formations, mais ces préoccupations dans la plupart des cas que pour un renouveau de courte durée. La question se pose alors: ?? Comment pouvons-nous atteindre ou tissé dans notre organisation efficace ???. Se produit parfois la question: ?? Est-il encore un sens du tout avoir poignardé temps et d'argent dans l'apprentissage des réunions efficaces ???.

Ces deux questions peuvent être répondu positivement, mais nécessitent d'abord une clarification de l'origine du problème.

Pourquoi recueillies inefficaces

La cause principale d'une réunion inefficaces se trouve avec les organisateurs. Dans de nombreux cas, le résultat d'une réunion est tout faux. Il ne est pas pensé pour obtenir des résultats de la réunion. Préparation est également pas pris suffisamment au sérieux. Parfois, un calendrier à partir, mais ce est généralement le maximum d'efforts.

Outre l'organisateur également prendre souvent l'erreur partis participants. Ce problème est dans leur mentalité. En effet, il ne est guère préparé, une diapositive trop tard pour réunions, ils ne se sentent pas responsables du résultat de la réunion et on obtient souvent mal préparés et / ou combatif dans une discussion. Surtout l'embarquement au dépourvu et / ou belligérante une discussion est un argument décisif pour une réunion. Une réunion est en fait de parvenir à un résultat constructif, que tout le monde devrait avoir la possibilité de soumettre leurs propres qualités et des idées sur la table.

Une autre cause d'une mauvaise rencontre est l'emplacement physique. Les réunions ne ont pas toujours à être ennuyeux à la table. En fait, dans la plupart des cas, ce réglage ne est pas exactement un ingrédient efficace pour atteindre l'objet de la réunion.

Conditions préalables

Donc, il ya sept causes de la mauvaise rencontre:
  1. Occasion
  2. Initiateur Préparation
  3. Préparation des participants
  4. Responsabilité
  5. Discussion
  6. Arrondir
  7. Emplacement

Il va maintenant être élucidée par la cause ce qui est ou ne est pas nécessaire pour parvenir à une séance efficace:

Occasion

Définition d'une réunion d'objectif clair est essentiel. Cela peut être fait comme suit:
  1. Décrire tache ce est le résultat requis
  2. Déterminer comment les résultats peuvent être atteints
  3. Identifier les parties doivent se asseoir à la table. Évidemment choisir les parties absolument nécessaires fondés sur les compétences, le contrôle et la politique.

Initiateur Préparation

La préparation de l'initiateur déjà détermine en grande partie le succès de la réunion. Il est donc essentiel pour passer beaucoup de temps. Voir cette fois non pas comme inutile, parce que quatre heures de préparation pour une réunion pourraient conduire à une situation où huit personnes présentes dès une heure de moins à la table, ont plus de plaisir et de confiance dans la réunion et les résultats obtenus précédemment et mieux est.

Une réunion peut avoir lieu dans des dizaines de façons. Chaque voie a ses avantages, en fonction du but à atteindre, et les personnages présents à la table. Suivez ces étapes pour préparer aussi bien que possible:
  1. Décrivez comment vous voulez atteindre le but visé.
  2. Déterminer la forme de réunion:
    • Transfert de l'information; Inventaire
    • Instruire
    • Acceptation / support
    • D'opinion
    • La prise de décision
    • Problème
    • Mélodie
    • Développer des idées
    • Pour motiver / inspirer
    • Réseau / relations
    • Miroir / boutons
  3. Déterminer partie sur la base du formulaire de réunion rôle que vous attribuez aux participants.
  4. Décrire progressivement le but, satisfaire forme, les rôles et le calendrier de la réunion.
  5. Livrer à pas les informations nécessaires pour que chaque participant puisse se préparer pour les contenus, les rôles et le calendrier.
  6. Suivez les étapes 4 et 5 ainsi que l'ordre du jour et les pièces jointes. Envoyer cette bon moment pour les participants. Si ce ne est pas inattendu, il est fortement conseillé de mettre les morceaux au début de la réunion de prendre une fois de plus. La structure et les rôles peuvent conjointement, le contenu peuvent prendre chacun en quinze minutes.

Préparation des participants

Préparation d'une réunion par les participants est essentielle pour atteindre l'objectif dans un court laps de temps. De plus, la qualité du résultat et de la moralité générale dans une large mesure dépend de la préparation. Néanmoins préparer les employés seulement 1 sur 10 fait pour une réunion. Ce est la vue fugace de l'ordre du jour pas considéré préparation.

Quand il se agit de se faire sur la préparation des participants peut être une question délicate: ?? Qui est responsable de la préparation des participants ???. La réponse est en fait assez simple: L'initiateur de la réunion. Pourquoi donc? Parce que la préparation des participants est essentiel pour la qualité et le moral à court et à long terme. Il convient de noter que le gestionnaire responsable est responsable en dernier ressort pour le long terme.

Comment est la préparation des participants peut être encouragée?
  1. Assurer la préparation des documents sont lus activement.
  2. Posez des questions ou des missions en préparation de la réunion
  3. Attribuer des rôles pour faire avancer des participants actifs de la réunion
  4. Répéter avant la réunion l'importance du résultat à atteindre. Il est préférable de le faire en tête-à-orale.

Responsabilité

L'engagement est la clé de la bonne marche de réunions. Donc, assurez-vous que, avant, pendant et après la réunion seront encouragés activement la participation. Quelques conseils:
  1. Utilisez les gens ouvertement en leur pouvoir
  2. Donner à certains un rôle actif au cours ou en préparation pour une réunion
  3. Que certaines personnes jugent être objectif et la méthode de réunion prévue à l'avance ou les mettre en ordre de déterminer l'objet et la méthode.

Discussion

Le grand danger d'une réunion est caché dans les comportements individualistes qui minent la dynamique de groupe: félicitations et oogklepperij.

Félicitation expose les connaissances et les compétences de l'un, sans conduire à la réalisation de l'objectif. Il assure qu'il ya un conflit peut surgir dans une discussion, en donnant des informations utiles est supprimée dans l'intérêt de l'ego d'un ou plusieurs participants. Bien sûr, ce comportement ne est pas souhaitable, mais néanmoins commun. Habituellement avec les gens ce ?? supérieur ?? asseoir dans l'arbre.

Oogklepperij a deux formes. La première est que l'on entre dans une discussion au dépourvu et donc ne savent pas toute la portée. Les personnes présentent également ce comportement sont souvent par hasard des gens qui aiment se asseoir sur la sellette. Ils peuvent dominer la discussion, avec des informations incomplètes et forme un échafaudage qui se présentent comme une réponse ou une solution. La conséquence est que l'on a la même afin de précipiter la réponse et il est généralement nécessaire quand il ya encore un ajustement des morceaux de l'information manquer venir à la surface. Cela prend du temps, la qualité et le moral! L'autre forme de oogklepperij est qu'on ne peut pas ouvrir à d'autres avis, ou des faits ne peut pas séparer sentiments. Encore une fois, ce ne est pas souhaitable, car les personnes à la table vont donc un discours différent de la langue. Encore une fois, cela prend du temps, la qualité et le moral!

Comment éviter un tel comportement? Tout simplement en appliquant les trois éléments suivants:
  1. Préparation
  2. Informations structurées
  3. Leadership dans la discussion

Préparation
Préparation a été traitée abondamment. Avant un point encore de réunion peut être répétée pour atteindre l'objectif et fait face à l'information cruciale.

Informations structurées
La circulation de l'information au cours de la réunion devrait alors être structuré. Une réunion est comme voir une maison. En effet, il est possible de parler avec plusieurs personnes sur le visage de la même maison, mais sûrement tout le monde parle d'autre chose. Comment? Assez simple. Une maison a plusieurs visages; avant, arrière, côté, à l'intérieur, depuis le balcon, etc. Si par exemple Leon, regardent à la maison de l'avant et de l'arrière Martine et ils soutiennent les uns avec les autres, il peut juste être que tous les deux voir quelque chose de différent même se ils parler de la même maison. . Le résultat est que les deux parties ont besoin de beaucoup d'efforts pour trouver de l'autre dans la discussion. Si celui-ci à tous les réussir!

Edward de Bono décrit une méthode intéressante et tout à fait logique pour contrer ce phénomène: Tout le monde parle toujours de la même face de la maison. Cela semble logique et simple. Comment cela se traduit-il dans la pratique?

Il existe essentiellement six dimensions que l'on peut aborder un sujet ou d'une discussion:
  • = Effectivement blancs = Seuls les faits et chiffres sur la table. Aucune interprétation, des faits et des chiffres.
  • Instinctivement = rouge = Le sentiment est prononcé ici. Le sens ne doit pas être soutenu. Vous pouvez juste dire que le plan ou une idée que vous vous sentez mal à l'aise.
  • Positif = jaune = Il est seulement ici la recherche d'opportunités.
  • Négatif = = noir On suppose ici le rôle de l'avocat du diable.
  • = = Vert Creative Thinking illimitées. Tout y passe, tout est possible.
  • Processus Orienté = bleu = Il est seulement ici examine le processus.

En plus des six dimensions est également jointe une condition sur la façon dont ces dimensions sont utilisés dans l'ensemble: Tout le monde se adapte aux dimensions d'un monologue. Il devrait y avoir aucun débat se dérouler! Cela se produit uniquement lorsque l'ordre du jour de la discussion ?? ?? est atteint.

Leadership dans la discussion
Le leadership est important lors d'une réunion. Une réunion bien préparée dans le contenu et la structure remplit déjà une partie de la direction, mais la tête d'une réunion ici peut parfois aller mal. Quelques conseils sur la tête d'une réunion:
  1. Décidez à chaque point dont les objectifs sont à atteindre de réunion
  2. Décidez à chaque point de rencontre pour passer du temps
  3. Décidez à chaque point de rencontre, la route à pied
  4. Prenez part à des discussions actives pas, mais gardez la liste. Si la participation est souhaitée, puis en coupant la partie pour la présidence à une autre personne.
  5. Osez les gens à répondre à leur comportement. Prenez ce retour à la méthode d'objet ou réunion.
  6. Donner à chacun de parler et de temps à écouter.
  7. Est le temps. Forcer les participants à une conclusion lorsque le temps est compté pour trop longtemps ou si quelqu'un à un moment donné se attarde.

Arrondir

Un résumé complet et le rapport de la réunion est nécessaire pour la continuité des soins .. dans les deux jours d'affaires pour un rapport et toute nomination de suivi. Il est important de montrer ce qui se fait avec les résultats. Maintient personnes impliquées dans les prochaines étapes, même si elles ne ont pas été directement impliqués.

Emplacement

Réunions sur la réalisation de la qualité d'une cible, qui est effectivement traitée avec le temps et la moralité. L'un des ingrédients clés est de faire sortir les gens de la zone de ornière. Respectez les consignes suivantes et de les entrer absolument une fois sorti:
  • Réunion fois une table de support;
  • Optez pour de longues réunions des sites de réunion le plus mal à l'aise. Il est plus probable de garder la réunion courte;
  • Interdire thé et le café lors des réunions courtes. Ce est après une réunion et aucune pause-café;
  • Même aller dans un pub avec une bière ou un verre de vin;
  • Visitez un événement;
  • Combinez une réunion avec un atelier;
  • Soyez créatif et sortir de la zone de ornière. Qualité, morale et même célébrer cette fois la marée!
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