Réunions ne doivent pas prendre beaucoup de temps événement!

FONTE ZOOM:
Peu de choses sont aussi frustrant dans le lieu de travail comme une réunion sans rendez-vous et la structure. Beaucoup ont déjà fait connaissance avec des pensées comme ?? qu'est-ce que je fais ici ??? ou ?? nous sommes ici trois heures pour quelque chose qui pourrait être dit dans dix minutes! ??. Le facteur temps est quelque chose de précieux et doit être payé particulièrement utile d'un point de vue commercial. Et ce temps précieux, nous perdons très souvent à des réunions. Un rôle important est joué par le président de l'assemblée. Il doit en effet conduire la réunion sur la bonne voie. Une bonne procédure claire donne presque automatiquement une structure décente à une réunion et il est du devoir du président de veiller à ce qu'elle soit suivie.

Déterminer à l'avance le but de la réunion. Il est purement informatif et unidirectionnel? Ou allons-nous négocier et discuter? Nous avons finalement distinguons cinq objectifs principaux pour la convocation d'une réunion.

  • Les décisions sont
  • Pour informer
  • Planification et organisation
  • Discussion et formation de l'opinion
  • Pour Développer

Basé sur un objet spécifique, vous pouvez détenir des digressions dans la réunion en tant que président en main. Il faut également déterminer à l'avance le calendrier en tant que président. Toutes les questions de temps et qui se affiche, si possible, par le président, sont mieux transférés à une nouvelle réunion suivante. Même se il ne est pas facile pour certaines cibles à un délai en place à l'avance. Mais gardez à l'esprit que celui-ci prend notamment Continuer tir de rassembler après 1 heure au-dessus de l'efficacité est de la réunion. Une pause après une heure peut aider à trouver la concentration mais semblent plus de réunions se avèrent souvent nombreuses digressions de toutes sortes.

La planification stricte de l'ordre du jour, préalablement préparé par le président ou le secrétaire, est nécessaire d'exclure de longues réunions. Comme vous pouvez le voir, à la fois président et le secrétaire sont bien préparés pour commencer la réunion. Le secrétaire doit, comme le président, tous les éléments de l'ordre du jour de préférence ont jamais vécu à l'avance afin de garder les minutes lors de la réunion. Avec le président, il doit tenir un aperçu parfait.

Mais non seulement ces gens qui prennent ces deux tâches sont responsables de la réussite d'une réunion. Toute autre présente aurait dû faire ses devoirs et de préparer à l'avance. Comment est-ce gênant si ce ne est à l'ouverture d'une réunion, il est interrogé à commenter les minutes précédentes et il se dégagent des réponses ?? oops pas lu ??. Non préparée, ont effectivement pas le droit de parler, ils veulent courir une réunion super efficace.

Procédure

Question préliminaire: cette réunion est vraiment nécessaire?

Si ce est réponse positive, on peut commencer avec la préparation:
  • Ordre du jour Collecte
  • Envoyer l'ordre du jour aux participants. Elle exige aussi des documents transmis et ff., Le rapport de la réunion précédente comme point de départ.

Ainsi tout le monde a l'information nécessaire pour se préparer correctement.

La réunion elle-même peut être par exemple comme suit .:
  • Ouverture: Mot de bienvenue, brève introduction sur le but de la réunion et les dispositions nécessaires. Toutes les suggestions des membres présents et / ou les clients ou par une liste de présence.
  • Peu agenda débordant / contenu de la réunion
  • Approbation et / ou tout changement concernant les minutes de la réunion précédente
  • Toute discussion de la correspondance marché
  • Préhension Ting rappelle pour discuter.
  • Déjà capturer les premiers points de l'ordre du jour de la prochaine réunion
  • Clôture de la réunion
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