Système de dépôt: Quelle est votre espace de stockage?

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Est votre système de classement répondre aux exigences? Vous avez accès rapide et clair pour les documents que vous avez besoin? Que votre système de classement est bien configuré, vous pouvez rapidement et simplement sur la base de ces points.

1. Type de système de classement
Quel système de classement utilisez-vous? Conserver les documents en fonction de leur statut de fonction, d'accrochage ou couché sur? Et lâche ou agrafées sur la fréquence d'accès?
Exemple: les documents de travail sont actuellement conservés dans un archivage à feuilles volantes directement à votre bureau, par exemple dans une armoire à dossiers suspendus Se enregistrer portefeuilles. Les documents qui doivent être classés par ordre chronologique, sont tenus de consulter ou archivés immédiatement après édition, gardez agrafé, par exemple dans des dossiers.

Qu'est-ce que dans votre système de classement, la relation entre l'espace et la capacité dans les dossiers? Souffrez-vous de l'absence constante de l'espace, qui ne peuvent pas obtenir à avec tri et le déplacement des documents?
Par exemple, utiliser un système de dépôt de feuilles volantes, être fixé à les serviettes pliées simples dans des boîtes. Ceci élimine les rails et crochets et peut accueillir environ deux fois la quantité de dossiers. Les boîtes peuvent être placés sur un bureau ou fichiers placards.

2. Système de stockage et de la structure de commande
Est-ce que votre système de classement de différenciation suffisante dans la structuration de vos documents?
Exemple: Vous pouvez trier les enregistrements par date ou par numéro de commande? Ou vous devez finement divisée? Vous permet une séparation visuelle des sujets ou des groupes de documents, peut-être par des couleurs différentes?

3. La mobilité du système de stockage
Est-il nécessaire de faire modules mobiles? Si oui, comment est-il compliqué?
Exemple: Pouvez-vous faire sans beaucoup de documents d'avant en arrière base pour les voyages d'affaires et des réunions portable? Gère le système de stockage de changer de l'individu à l'inscription de l'équipe?

4. système de classement. Débit et l'archivage de fichiers
Jouer archivage à votre lieu de travail important? Distinguer entre les différents niveaux de la réalité? Par Exemple:
A = documents de travail: accès quotidien, le stockage à la réception
B = Nachschlageunterlagen: Accès mensuelle, Bureau de stockage
C = documents d'archives: Accès chaque année, le stockage hors site
Est-ce que votre système de classement la possibilité de basculer rapidement entre les niveaux de rapidité?
Exemple: Vous pouvez utiliser les dossiers correspondants / dossier les documents doivent être faites immédiatement après l'achèvement du projet dans l'archive pour moi? Si non: Si d'archivage spécifiques de votre système de dépôt disponibles, et combien d'effort coûte nouvel ordre?

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