Gagnez du temps, ne manquez pas de factures - modifier l'e-mail de manière efficace

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Le traitement de la poste est l'une des tâches de routine dans le bureau. Si nous il ya systématiquement, peut éviter les erreurs et gagner du temps.

Tant dans le cadre d'une entreprise ainsi que dans votre propre maison, il est nécessaire de modifier le message quotidien, qui est souvent perçu comme une nuisance. Donc, il arrive que les factures, d'information et lettres restent sont annulées. Dois-je alors ce poste, mais encore, ils doivent d'abord être recherchées, ce qui nécessite du temps et des efforts.

Par conséquent, il est conseillé d'utiliser un système efficace pour lequel le traitement du courrier peut être fait rapidement et sans grand effort.

Le poste dans le système de bloc et modifier

Il bloque toujours effectuer le post-traitement est le meilleur. Cela signifie que vous ne avez pas répartis dans la journée fait, mais concentrés. Il est également recommandé de toujours utiliser un système spécifique pour le post-traitement, de sorte que vous se habituer à flux de travail plus rapide.

À cette fin, le poste peut être classé en fonction de leur importance, de sorte que dans les lettres qui doivent être traitées immédiatement et peuvent être stockés et sont prêts pour la poubelle. Les documents importants doivent être lus attentivement dans leur traitement.

L'utilisation d'un marqueur de texte peut marquer les passages importants. Si nécessaire, les notes peuvent être faites.

Parfois, il est important de recueillir des informations ou pour planifier des rendez-vous. Avez-vous besoin d'un document à un moment donné dans le temps est une note de ce avec un crayon sur le document. Par la suite, le document doit être stocké dans un Vorordner à la date appropriée.

Un tel Vorordner peut également être utilisé pour le stockage temporaire de tous les documents dont le traitement doit se faire immédiatement. Cela peut être, par exemple, les factures doivent être payées à une date ultérieure. En plaçant le Vorordner pour éviter oublier un projet de loi ou un rendez-vous. Cela ne fonctionne que si vous avez coché l'Vorordner quotidienne, la vérification exige, ce traitement des opérations.

Le système a l'avantage que vous avez à dépenser beaucoup moins de temps pour la recherche de documents et d'informations.

extrêmement utile pour la modification du bureau de poste peut être un assistant de bureau qui ont réglé l'e-mail. Cela signifie qu'il recueille tous les messages entrants et les prépare pour le traitement conjoint avec des collègues et des supérieurs.

Avoir du matériel de travail à portée de main

Afin de ne pas perdre de temps inutilement à la recherche de matériaux de travail, ceux-ci ne doivent pas être distribués par le bureau. Au lieu de cela, il est préférable de les stocker dans un tiroir, qui est toujours à portée de main. De cette façon, vous ne avez pas besoin d'un supplémentaire pour une armoire ou d'exécuter un autre bureau.

Parmi les matériaux les plus importants pour le post-traitement, qui devrait être toujours à portée de main, comprennent principalement papeterie, enveloppes de différentes tailles, des timbres, un Befeuchtungsschwamm formes courte lettre, un stylo-feutre, des ciseaux, un bâton de colle, ruban d'emballage adhésif, étiquettes, un pèse-lettre, un timbre de l'expéditeur et un tableau dans lequel les tarifs postaux en vigueur sont répertoriés.

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